Проект впровадження систем автоматизації бізнесу завжди починається з усвідомлення необхідності змін. Виходити воно може зверху, від вищого керівництва, з ініціативи акціонерів, за результатами якого-небудь серйозного аудиту роботи підприємства, або знизу, з причин що накопичились в робочих процесах.
Усвідомлення необхідності сформувалося, що далі? А далі виникає відразу безліч питань:

  • З чого почати? Що саме потрібно автоматизувати?
  • Яких результатів потрібно досягти?
  • Де складності, і навіщо їх необхідно вирішувати?
  • Як стикувати з наявними системами, з джерелами даних?
  • Що з даних завантажувати в нову систему для старту, які довідники? Де і в якому вигляді вони знаходяться?
  • Які завдання можна виконати своїми силами, а які за допомогою підрядника?
  • Що потрібно передбачити на перспективу розвитку бізнесу в найближчі кілька років?
  • Кількість і кваліфікація співробітників необхідних для проекту, чи потрібні організаційні зміни?
  • Які необхідні додаткові ресурси для реалізації проекту?
  • Скільки часу необхідно для реалізації проекту – календарний план?
  • Скільки це буде коштувати – бюджет проекту?
  • І нарешті наскільки швидко окупляться нововведення?

Для отримання відповідей на всі ці питання необхідно належним чином спланувати проект, до складу якого входить:

1. Звіт обстеження – структурований документ, який описує:

  • Цілі і завдання проекту та нової системи автоматизації;
  • Перерахування загальних необхідних від системи функцій;
  • Список бізнес-процесів, що підлягають автоматизації в стані «як є»;
  • Оцінку існуючої автоматизованої системи – стан технічного забезпечення і рівень модернізації – на предмет її відповідності вимогам проекту;
  • Вибір програмних продуктів з обґрунтуванням і розрахунком кількості ліцензій;
  • Перелік загальних вимог замовника до функціональних можливостей, яких немає в запропонованих програмних рішеннях, і їх потрібно допрацьовувати додатково;
  • Оцінка можливостей інтеграції з існуючою ІТ-інфраструктурою компанії.

2. Функціональні вимоги (ФВ) – структурований документ, що описує і деталізує всі отримані від замовника вимоги, і механізми їх реалізації.

3. Технічне завдання – по пунктам ФВ – опис технічної реалізації отриманих вимог.

4. Фінансовий план (бюджет) проекту.

5. Календарний план виконання робіт по проекту – складається у вигляді таблиці та діаграми Ганта на підставі пунктів ТЗ.

Що і допомагає зробити передпроектє обстеження.

Існуючі проблеми

Дуже часто замовники з метою економії коштів відмовляються від проведення передпроектного обстеження і, в результаті слабкої передпроектної підготовки або повної відсутності проектної документації при впровадженні систем автоматизації дуже часто з’ясовується, що:

  • У загальних, а найчастіше, в усних побажаннях фахівців замовника шлося про дещо інше
  • З’явилися раніше не враховані додаткові обставини
  • Виникли технічні нюанси рішень
  • Потрібно ще допрацювати це, інакше не вийде те
  • У замовника з’явилися нові побажання до функціональних можливостей системи, документів і звітів, які раніше не були потрібні …

Рішення всіх цих нововиявлених завдань забере богато часу, який вже зафіксовано в календарному плані, і який не закладено в ціну у підрядника, а у замовника в своєму бюджеті.

Сторони можуть виходити з ситуації різними сценаріями:

  • Розробник веде роботи по проекту за свій рахунок – збиток, і сподівається його компенсувати майбутнім супроводом
  • Сторони шукають виходу з конфлікту, пов’язаного з виникненням необхідності оплачувати додаткові роботи, які потрібно ще окремо враховувати і оплачувати, погоджувати із замовником перед їх закриттям.
  • Сторони зупиняють проект

У будь-якому випадку, від такої ситуації не виграє ніхто: розробник втрачає і час, і репутацію, і, можливо, фінанси.

Замовник, зі свого боку, ризикує отримати зірваний проект, даремно витрачений бюджет і негативне ставлення до розробників в цілому.

Рішення проблеми

Обов’язкове передпроектне обстеження проекту з впровадження програмного забезпечення «Арт: Порт®» з розробкою Проектної документації в одному з наведених нижче вигляді:

1) Швидкий старт – для проектів трудомісткістю до 200 людино-годин

Полягає в збиранні, формулюванні і систематизації всіх побажань і вимог фахівців замовника до автоматизованої системи (АС), що планується, в проектному документі Специфікація вимог (СВ) з додаванням опису технічної реалізації отриманих побажань і вимог – Зразок СВ наведено в Додатку 1 – Таблиці 1 і 2.

Мета СВ – зафіксувати, систематизувати і проаналізувати якомога більше побажань і вимог фахівців замовника до АС, з описом технічної реалізації всіх отриманих вимог та побажань

2) Розмірений старт – для проектів трудомісткістю до 800 людино-годин

Розробка проектної документації полягає в:

1. Збиранні, формулюванні і систематизації всіх побажань фахівців замовника до АС, що планується, в документі Функціональні вимоги (ФВ) – Зразок СВ наведено в Таблиці 1 Додатку 1).

2. Описи технічної реалізації вимог фахівців замовника в прив’язці до пунктів ФВ в документі Технічне завдання (ТЗ) з детальним описом вимог, формулами, деталізацією полів, прикладами форм документів і звітів, оцінкою трудомісткості – Зразок ТЗ наведено в Додатку 2.

Мета ТЗ – більш точне формулювання технічної реалізації функціональних вимог фахівців замовника до АС, і їх систематизація.

Наявність затвердженої обома сторонами якісної проектної документації значно спростить:

  • Розробнику – своєчасно виконати і здати роботи за проектом
  • Замовнику – отримати якісну АС, що відповідає всім вимогам його фахівців

3) Детальний проект

Проектна документація складається з наступних документів

  1. Звіт обстеження
  2. Функціональні вимоги
  3. Технічне завдання
  4. Фінансовий план (бюджет) проекту
  5. Календарний план виконання робіт по проекту

Мета Детального проекту – максимально вивчити об’єкт автоматизації, вимоги замовника до майбутньої АС, спланувати і оцінити програмні роботи і їх трудомісткість, а також вартість передбачуваного проекту і план його реалізації.

Виконання передпроектного обстеження

Виконання робіт по передпроектному обстеженню і розробці проектної документації виконується на підставі договору передпроектного обстеження.

У проектах «Швидкий старт» і «Розмірений старт» порядок виконання передпроектного обстеження може бути описаний в договорах на впровадження АС.

Вартість робіт встановлюється за згодою сторін, і залежить від оціночної вартості програмних робіт з впровадження АС та виду Проектної документації.

По мірі реалізації проекту всі виникаючі додаткові побажання і вимоги фахівців замовника до АС, раніше не враховані в Проектної документації, фіксуються окремо в документі Додаткові завдання (ДЗ) – Додаток 3, і враховуються або в нових специфікаціях або в рамках абонплати за «ІТС Галузевий Арт:Порт ».

Виконані роботи фіксуються, тестуються і приймаються фахівцями замовника згідно Акту виконання програмних робіт (Додаток 4).

Єдина система нумерації ФВ, ТЗ і ДЗ дозволить легко взаємопов’язувати та ідентифікувати вимоги замовника і програмні роботи в процесі їх виконанні та здачі.

Які вигоди отримує замовник

Перш ніж почати будівництво офісу або виробничого приміщення – замовник обов’язково наймає розробників проектної документації. І само собою зрозуміло, що будівельні інженери розробляють креслення, схеми в залежності від побажань і вимог замовника, і всі їх чітко дотримуються.

До побудови системи автоматизації потрібно ставитися також уважно як до побудови будівлі, побудуєш не те – перебудовувати, а фундамент підведе – доведеться все починати спочатку.

Підсумком передпроектного обстеження стає інформація для прийняття правильного рішення, в тому числі:

  • Розуміння цілей і завдань, в проекції на бізнес-процеси компанії – що, в свою чергу, допомагає зорієнтуватися по руху бізнесу, і визначити план подальшого розвитку.
  • Список всіх завдань впровадження – розробник націлений завжди виявляти всі можливі і неможливі питання, до початку впровадження, щоб вони не виникли пізніше при введенні в експлуатацію.
  • Досвід консультантів від здійснених впроваджень, дає можливість подивитися на завдання з нової точки зору, і взяти на озброєння успішні інструментарії.
  • Бюджет і терміни реалізації проекту – після з’ясування потреб в автоматизації оцінка проекту стає більш точною, а керівнику, коли зрозумілий обсяг робіт і фінансування, рішення приймати набагато легше;
  • Можливість підготувати людські ресурси і до майбутнього проекту, і до обсягів робіт по ньому. Тут важливо розуміти і завантаженість, і необхідність в додаткових ресурсах, і в мотивації персоналу. А також морально підготувати колектив і залучити його у безпосереднє формування вимог до системи – це допомагає в подальшому уникнути саботажу на тему “нас не питали, коли вирішували”.
  • Загальний аналіз робіт за проектом, що дозволяє визначити, які роботи можна виконати своїми силами, а які силами фахівців замовника – це оптимізує витрати на впровадження;
  • Розуміння можливих ризиків, здатних впливати на хід роботи, і заходів щодо мінімізації їх впливу;
  • Можливість реально оцінити економічний ефект і терміни повернення інвестицій.

У підсумку все зводиться до грошей і ризиків – як розумно вкласти, і не втратити.

Якщо ви плануєте почати якесь впровадження, незалежно від того, знаєте ви яким шляхом розвитку йти або ще в пошуку, і щоб проект під вашим керівництвом пройшов успішно, звертайтесь до наших консультантів, вони допоможуть вам визначитись з організацією передпроектного обстеження.