Досвід впровадження кейсів автоматизації діяльності портів і зернових терміналів у роки війни

В умовах війни, нестабільної логістики та стиснення експортних каналів кожна година роботи порту стає золотою. Але якщо замість руху — нескінченні черги, паперова тяганина, людські помилки, то робота порту перетворюється на хаос, який з’їдає час, гроші та нерви всіх учасників процесу.

Саме автоматизація сьогодні розділяє тих, хто розвивається, і тих, хто втрачає ринок. Чому? Тому що швидкість, прозорість та гнучкість стали зброєю в боротьбі за перевалку і клієнта. Автоматизація дозволяє обробляти більше машин тим же складом співробітників, знижує собівартість та дає власникам і вантажовідправникам онлайн-доступ до статусу своїх вантажів.

У цій статті — реальні кейси 2023-2025 років, як українські порти і термінали вже сьогодні впроваджують автоматизацію, перетворюючи робочі місця своїх співробітників в керовану екосистему, де кожна тонна йде в роботу без втрат. Щоб не просто вижити, а втриматися в грі на завтрашньому ринку.

У новому маркетинговому році аналітики пророкують зменшення врожаю, а значить і обсягів експорту. Отже, збільшиться конкуренція за право перевалки і найважливішими факторами в цій конкурентній боротьбі будуть вартість та швидкість роботи.

Таким чином, портам і зерновим терміналам потрібно забезпечити:

  • Зменшення черг і часу обробки кожної машини і вагонів на терміналі.
  • Зменшення собівартості обробки однієї машини та вагона.
  • Оптимізувати роботу персоналу, щоб тим самим складом обробляти більшу кількість транспорту.
  • Надання нових і зручних інформаційних послуг, як для перевізників, так і для самих експортерів.
  • Освоєння нових варіантів перевалки, наприклад, контейнерні перевезення.

Важливим питанням на сьогоднішній момент є і дефіцит кадрів, про що ми говорили в статті “Кадри вирішують все – але де їх взяти? Автоматизація як один із способів вирішення кадрової проблеми.”

Однією з причин ефективнішої роботи деяких портів та зернових терміналів стали проведені ними роботи з упровадження автоматизованої системи обліку оброблюваних вантажів, управління внутрішньою і зовнішньою логістикою, оптимізацією бізнес-процесів.

Засновники і керівництво цих компаній, розуміючи, що робота в “папері” і “excel-автоматизація” починає серйозно гальмувати виробничий процес, задумалися про впровадження автоматизації, що в підсумку стало однією з їхніх конкурентних переваг.

У цій статті ми хотіли б розглянути деякі кейси з автоматизації бізнес-процесів у портах і зернових терміналах, впроваджених у 2023 – 2025 роках.

Автоматизацію в кожному проєкті впроваджували поетапно, даючи колективам час і можливості для спокійного вивчення та навчання роботи з системою. Що ще дуже важливо – систему доопрацьовували під конкретні бізнес-процеси та вимоги замовників.

У здійснених проєктах автоматизація охоплювала всі етапи обробки вантажів:

  • автоматичне приймання реєстрів машин від контрагентів;
  • електронна черга прибуття машин у порт;
  • реєстрація машин на КПП і видача водіям штрих-кодів (прямо на телефон водія або у вигляді перепустки) для ідентифікації автомобіля на всіх етапах обробки вантажів;
  • автоматизовано роботу вагових;
  • співробітники складів працюють із мобільним застосунком, перевіряючи, що машина прийшла на той склад, який потрібно, і фіксуючи в системі факт і час вивантаження (навантаження) машини;
  • роботу тальманів на причалах – аналогічно оператору складу, тальман перевіряє правильність прибуття машини на причал до зазначеного судна та фіксує факт її вивантаження (навантаження);
  • роботу з судновими документами: декларацію з підходу судна, доручення на відвантаження, генеральний акт, маніфести, різні сертифікати тощо;
  • весь облік усіх типів вантажів на складах;
  • для засновників, керівництва підприємств і вантажовласників розроблено спеціальні WEB-додатки, що дають змогу в реальному часі бачити поточний стан опрацювання вантажів і виконання контрактів.

Автоматизовано всі варіанти роботи з вантажами: як через склад під час накопичення партії, яку відвантажують або приймають, так і прямий варіант, під час навантаження (вивантаження) безпосередньо на судно (із судна).

Робоче місце логіста (начальника зміни, диспетчера)

Практично в будь-якому порту або терміналі є співробітник, ми будемо
називати його логістом, який організовує весь рух транспорту. Він повинен
мати своє автоматизоване робоче місце, що дає змогу:

  • Бачити, який транспорт їде на його адресу і коли планується його прибуття.
  • Керувати потоком автотранспорту, що прибуває, який ще в дорозі або вже прибув у накопичувач: номери машин, замовники і контракт, у рамках яких вони їдуть, найменування вантажів, тоннаж тощо.
  • Бачити і керувати транспортом, який вже в накопичувачі або в обробці на території терміналу.
  • Простим натисканням кнопки “мишки” обирати та сповіщати потрібні йому машини про необхідність виїзду на термінал, використовуючи для цього телеграм-бот або систему автодозвону до водіїв прямо з кабінету логіста, а не дзвонити кожному водієві.
  • Оперативно бачити стан відвантаження на судно і керувати цим процесом розуміючи, скільки машин і тоннаж зерна в них чекає на стоянці, розвантажується, в дорозі тощо. Він не може викликати більше ніж потрібно машин на причал і влаштувати там “стовпотворіння” або навпаки, створити простій навантаження.
  • Переглядати та коригувати інформацію про транспорт у дорозі, на території, під час обробки згідно з поточним бізнес-процесом. Може змінювати напрямок вивантаження машин – на склад або за прямим варіантом одразу на судно, виконувати інші необхідні операції з обліку та управління однією або кількома обраними машинами одразу.
  • Бачити динаміку відвантаження за кожним судном: скільки потрібно завантажити всього, вже завантажено і залишилося, які машини вивантажено, середня якість партії тощо.
  • Приймати автоматично в систему дані щодо вагонів з АСУ Укрзалізниці

В АСУ терміналу дані всіх транспортних засобів, запланованих і тих, що вже перебувають у дорозі, повинні потрапляти заздалегідь.

Для цього існує кілька варіантів:

  • Отримання інформації про заплановані до прибуття машини від системи електронної черги. У цьому разі водії самостійно вносять усі дані з ТТН у систему обліку й отримують точний час заїзду в термінал.
  • Імпорт інформації з Excel про машини, що їдуть на адресу терміналу відповідно до укладеного контракту. Формати Excel-таблиць, у яких передаються ці дані, можуть бути різними. Причому, прийом даних може відбуватися взагалі без участі логіста – автоматично через електронну пошту.
  • Додатковий – ручне введення даних по одній машині, або на майданчику зовнішнього накопичувача, або безпосередньо на КПП терміналу після прибуття машини.

Таким чином, у момент прибуття машини на КПП і її реєстрації, в системі вже є всі необхідні дані з ТТН, і співробітнику залишається тільки звірити інформацію і поставити ознаку прибуття машини на термінал.

 

Електронна черга

На нинішньому етапі важливим моментів у роботі перевізників є оборотність автотранспорту та інше критичне питання – брак водіїв. Цю тему добре висвітлено в статті “Врожай менший, фур – хоч греблю гати. Як почувається ринок зернової автологістики напередодні нового сезону?”. Тобто перевізникам важливо, щоб машина прийшла в порт або на термінал і була швидко оброблена, а не стояла в простої.

В організації цього процесу незаперечну перевагу має система електронної черги, яка дає змогу зерновому терміналу не тільки роздати тайм-слоти, в які він без очікування прийме й обробить автомобіль, а й розподілить заздалегідь машини за необхідним самому терміналу планом завезення. Тобто, якщо йому потрібно за добу прийняти 500 тонн кукурудзи до обіду і 1000 тонн пшениці після обіду, то використовуючи план завезення в електронній черзі, автомобілям заздалегідь буде визначено час заїзду машин згідно з визначеним планом за культурами, експортерами тощо.

Під час подачі заявки на прибуття в порт водій отримує точний час заїзду (тайм-слот), коли машину зможуть обробити. Такий підхід дає змогу спланувати роботу як самого порту, так і перевізників, різко зменшує час порожнього простою та оптимізує роботу транспорту у перевізників.

Диспетчер або логіст порту бачить стан черги, кількість машин, що йдуть на його адресу в розрізі вантажів, контрактів, постачальників тощо.

Під’їжджаючи до КПП і реєструючись на в’їзді, водій отримує штрихкод (у вигляді паперової перепустки або на свій мобільний телефон у телеграмі), який точно ідентифікує автомобіль під час обробки в порту.

Реєстрація машини (вагона) під час прибуття в порт
(термінал)

Перший і дуже важливий етап у бізнес-логіці обробки машини.

На цьому етапі реєструється прибуття машини, а диспетчер або звіряє вже введені щодо неї дані в системі обліку з даними з паперової ТТН, або вносить всі дані в систему вручну. Якщо це відбувається вручну, то в середньому займає 3-5 хвилин на машину залежно від особливостей облікової системи і навичок диспетчера по роботі з нею. При звірці вже внесених даних це вже 1-2 хвилини, що різко прискорює реєстрацію на КПП.

Реєструючись на в’їзді, водій отримує штрих код (у вигляді паперової перепустки або на свій мобільний телефон у телеграмі), який точно ідентифікує автомобіль на наступних етапах логістичного ланцюжка.

До речі, під час роботи з телеграм-ботом або в кабінеті водія в електронній черзі, всі необхідні документи, як-от перепустка, схема проїзду в порт, ідентифікаційний штрих код, додаткові інструкції тощо можуть передаватися водієві заздалегідь в електронному вигляді, а не витрачати час на їх роздруківку на КПП під час реєстрації.

Робоче місце вагаря

У внутрішній логістиці в порту або на терміналі вагові використовуються двічі: під час зважування ваги брутто і тари. Тому зменшення часу обробки машини (вагона) на ваговій одразу приносить подвійний ефект.

Основних моментів при цьому кілька:

  • Ідентифікація машини, вагона.
  • Безпосередньо зважування.
  • Занесення значення ваги в облікову систему.

Наприклад, зчитуючи штрих-код, отриманий на КПП, облікова система відразу ідентифікує машину, і на екрані з’являється її картка. Під час самого зважування машини значення ваги, зняте з вагопроцесора, автоматично потрапляє в систему – вагар нічого не вводить у систему вручну, що прискорює процес і ліквідує “людський фактор”.

Особливість розміщення ваг на території деяких терміналів такі, що один вагар не може візуально контролювати всі ваги одночасно. Він не бачить, заїхала машина на них чи ще ні. Є ще й фактор відсутності необхідної

кількості персоналу, не завжди є можливість на кожен ваговий комплекс посадити окремого співробітника.

Тому в деяких кейсах в АРМ вагаря було реалізовано можливість постійного зняття показань одночасно з усіх встановлених ваг, наприклад, з двох, і показ цих значень в одному вікні.

Якщо на них “0” – значить, природно, на вагах немає машини. При заїзді транспорту на ваги показання змінюються, потім фіксується вага автомобіля (брутто або тара), яку автоматично заносять в АСУ терміналу.

Робота лабораторії

На відміну від елеватора, що зберігає зерно, портовий термінал повинен відвантажити на судно зерно в партії із зазначеною в договорі якістю. Для чіткого контролю якості всієї партії в системі обліку реалізовано контроль якості за кожною машиною і середню якість за всією партією, що відвантажується.

Таким чином, лаборант, який визначив якість зерна в черговій машині, як зазвичай вводить ці дані в систему обліку. При цьому старший лаборант одразу бачить, як зміниться середня якість всієї сформованої партії, якщо цю машину вивантажити на склад або судно, і, залежно від цього, ухвалює рішення про вивантаження та видає водієві напрямок – куди вивантажувати машину.

Під час автоматизації можна пов’язувати лабораторне обладнання з системою обліку і результати аналізів вводити безпосередньо з приладу в систему, минаючи ручне введення. Це прискорює процес і усуває “людський фактор” у роботі лабораторії.

За результатами аналізів визначається місце вивантаження машини.

Робочі місця співробітника складу і тальмана та їхні мобільні застосунки

Водій їде на склад або на причал і вивантажується. При цьому співробітник складу, в який вивантажують зерно, або тальман на причалі повинні проконтролювати, що ця машина правильно приїхала і дати їй дозвіл на вивантаження. Зробити це вони можуть за допомогою спеціальних мобільних додатків.

Для виключення людського фактора і точного контролю правильності вивантаження/навантаження машин було розроблено і впроваджено два застосунки. Для співробітників складу – мобільний застосунок “Оператор складу”, а для тальманів – застосунок “Тальман”. Суть їх у тому, що співробітник, який працює на складі або тальман, зустрівши машину, сканує зі свого мобільного телефону виданий водієві штрихкод, і перевіряє, в який осередок складу або трюм на судні потрібно вивантажити вантаж. Після цього підтверджує правильність прибуття машини, вказуючи в який склад, вона вивантажується, і потім свайпом вправо по кнопці на екрані мобільного додатка повідомляє системі обліку про прибуття машини і фіксує час початку операції. Після завершення вивантаження (навантаження), так само свайпом повідомляє, що операція завершена і машина вивантажена (завантажена). Якщо це тарно-штучний вантаж, то фіксує ще й кількість вивантажених (завантажених) місць.

Працюють ці мобільні застосунки на звичайних смартфонах під управлінням
Android.

WEB-додатки “Директор порту” і “Кабінет вантажовласника”

Для ухвалення правильних управлінських рішень і контролю дуже важливо, щоб засновники та керівництво в будь-який момент часу, без звернення до інших співробітників, мали можливість бачити, як працює їхнє підприємство.

Тому для них було спеціально розроблено web-додаток для смартфона, що відображає всю необхідну їм інформацію: стан вантажів, завантаження складів, виконання контрактів, графіки підходу суден до причалів тощо. Щойно якась машина розвантажилася (занурилася), і інформація про це потрапила в базу – це одразу стає видно і в застосунку, який отримує всі дані з центральної бази.

У застосунку можна подивитися:

  • стан електронної черги автотранспорту;
  • приймання вантажу з вагонів, які вагони ще в дорозі, прибули на станцію, вже на розвантаженні або вже вивантажені;
  • обороти порту за експортними та імпортними вантажами;
  • залишки на складах порту в розрізі складів, вантажів і контрагентів;
  • робота на причалах;
  • графік підходу суден тощо.

У цьому додатку так само можна відображати звичні для керівника звіти, що
формуються в PDF файлах.

Аналогічно WEB-додатку “Директор порту” для контрагентів, вантажовідправників і вантажоодержувачів, розроблено свій WEB-додаток –
“Кабінет вантажовласника”, що так само працює на смартфоні.

У ньому вантажовласники можуть бачити:

  • обробку своїх вантажів: накопичення вантажів на складі, хід навантаження на судно,
  • які машини і вагони ще їдуть у порт, які вже в порту і які виїхали з порту,
  • отримувати реєстри оброблених машин та інші необхідні документи.

Клієнту не потрібно постійно зв’язуватися зі співробітниками порту й уточнювати стан справ – він може бачити це в реальному часі. Та й співробітникам порту це зручно – вони не відволікаються від основної роботи.

АРМ стивідора та оформлення суднових документів

Співробітники порту, які працюють із суднами, отримали своє окреме робоче місце стивідора. Використовуючи його, вони готують необхідні суднові документи, використовуючи всі накопичені в системі обліку дані по вантажах і суднах. Стивідор вносить у систему інформацію щодо планованої перевалки, щодо суден, суднозаходу і формує декларацію з підходу судна, доручення на відвантаження, генеральний акт, маніфести, різні сертифікати тощо.

Використання цього інструменту також прискорює обробку суден, значно
полегшуючи співробітникам роботу з документами.

У результаті впровадження комплексної автоматизації в портах і зернових терміналах:

  • Були автоматизовані всі процеси, пов’язані з прийманням і обробкою транспорту.
  • Збільшилася швидкість обробки машин. Тепер за тієї ж кількості персоналу можна обробляти більшу кількість автотранспорту
  • Зменшилася собівартість обробки однієї машини.
  • Автоматизовано управлінські процеси, а також облік вантажів і наданих послуг. Підготовка всіх необхідних документів для контрагентів.
  • Зменшився обсяг виконуваних співробітниками “паперових”, монотонних і одноманітних операцій.
  • Усі облікові та бізнес-процеси стали формалізовані, виключилося дублювання введення однієї і тієї ж інформації на різних етапах роботи.
  • Різко зменшилася кількість помилок у роботі та “людського фактора”.
  • З’явилася можливість обміну електронною інформацією та звітністю з контрагентами.
  • Керівництво може отримати будь-які, необхідні їм звіти на основі всієї інформації, що зберігається в системі.
  • Контрагенти отримали унікальний інформаційний сервіс з контролю за роботами з їхніми вантажами в порту.

Наприкінці хочеться зупинитися ще на одному питанні.

Чиїми силами автоматизувати підприємство

Автоматизувати самостійно, силами свого IT відділу або купити готовий продукт і доопрацювати його під свої особливості?

Плюси та мінуси є і в тому, і в іншому варіанті, але один головний непорівнянний плюс купівлі готового рішення – у швидкості реалізації проєкту і у використанні накопиченого розробниками попереднього досвіду в автоматизації в інших компаніях у себе. А правильна адаптація дає змогу налаштувати придбаний продукт під нюанси свого бізнес-процесу.

З досвіду ринку – автоматизація силами власного IT відділу різко затягує весь процес. Набагато швидше і, за підсумком дешевше, знайти готове рішення і налаштувати його під свої процеси. А своєму IT відділу завжди вистачить роботи із супроводу і доопрацювань.