Продовжуючи обговорення теми, розпочатої в статті «Автоматизація бізнес процесів при операціях із зерном», поговоримо про приймання реєстрів ТТН вивантаженого або навантаженого транспорту на елеваторі.
Зазвичай обробкою цих реєстрів займаються менеджери або експедитори, які несуть відповідальність за перевезення придбаної в рамках контракту сільськогосподарської продукції.
За оцінками зернотрейдерів – ця операція займає багато робочого часу, який витрачається менеджерами абсолютно не ефективно. Особливо це стає помітно при збільшенні потоку договорів покупки зерна, що укладаються, в розпалі сезону. При цьому виникає великий потік транспорту, що перевозить зерно від сільгоспвиробників або з лінійних на портові елеватори, і різко зростає потреба в швидкому і якісному обліку перевезених ними обсягів. Деяким трейдерам навіть доводиться наймати окремого сезонного працівника, який займається аналізом реєстрів розвантаженого транспорту і розносить дані з нього в існуючу на підприємстві систему обліку в розрізі менеджерів і укладених ними контрактів.
У чому тут головна проблема і чим же викликані такі складнощі?
Вона полягає в тому, що немає єдиного стандарту даних, які видають елеватори своїм поклажодавцям.
Кожен елеватор видає дані так, як прийнято в його обліковій системі і зручно його співробітникам: в більшості випадків це, звичайно, Excel-таблиці, але деякі формують PDF-файли або документи Word.
Найпростіше, звичайно, обробляти excel-таблиці, але і тут питання в тому, що форми цих таблиць і набір даних, присутніх в них, відрізняються у кожного елеватора. Та й дані, які кожен зернотрейдер використовує для свого обліку, відрізняються від одного підприємства до іншого.
На рисунку нижче наведені приклади форм реєстрів ТТН, що розсилаються елеваторами:
Вперше зіткнувшись з автоматизацією, більшість менеджерів, які працюють в зерноторгових компаніях, були впевнені, що цей процес автоматизувати неможливо. Занадто багато різних варіантів запису одних і тих самих характеристик, форматів даних, заголовків таблиць і т.п. В одних таблицях ваги записані в тоннах, в інших в кілограмах. В одних таблицях в одній графі «Культура» відразу вся інформація про продукцію, яка приймається: «Пшениця 3 кл. 2020 р.», а в інших – це три різних стовпця:«Пшениця»,«3 клас»,«2020 рік». І таких відмінностей і нюансів дуже багато.
Проаналізувавши всі варіанти вхідних документів і те, що необхідно отримати в результаті, ми змогли переконати зернотрейдерів в можливості автоматизації цього рутинного процесу. Був розроблений програмний модуль «Арт:Реєстр ТТН», що виконує в автоматичному режимі цю механічну роботу, звільняючи від неї менеджерів і даючи їм можливість займатися своєю головною справою – торгувати і укладати контракти, заробляючи гроші.
Слід зазначити, що модуль може працювати не тільки з реєстрами автомобільних ТТН, але також враховувати перевезення зерна в залізничних вагонах і контейнерах. В цьому випадку ідентифікація партії товару, яка мінімально враховується і підлягає обліку в рамках виконання контракту, буде йти не за ТТН або номером автомобіля і причепа, а за номером вагона при залізничних або контейнера при контейнерних перевезеннях зерна.
Модуль може працювати для обліку:
- зернотрейдерами перевезеної і вивантаженої продукції на зернових терміналах;
- навантаженого зерна, при його вивезенні, наприклад, з різних лінійних елеваторів, в рамках одного контракту під час продажу на зерновому терміналі в порту.
Як працює модуль обробки реєстрів вивантаженого/навантаженого транспорту.
Загальна ідея в тому, що в якості вхідних даних для його роботи виступають:
- Реєстри ТТН вивантажених/навантажених машин (вагонів, контейнерів) у вигляді excel-файлу, отримані від елеваторів. Деякі їх зразки показані на малюнку вище.
- Excel-таблиця з планом вивезення продукції на день. У ній вказані прізвища менеджерів, номера і дати договорів купівлі, номери машин, які плануються до вивантаження на елеваторі в поточний день із завантаженою в них вагою і т.п.
Результат роботи модуля: одноманітна excel таблиця, в якій зібрана вся необхідна інформація з прийнятих реєстрів машин. Тобто, всі цифри з різних стовпців кожного реєстру будуть зібрані в одну таблицю, а кожен рядок реєстру, тобто машина, яка перевозила зерно, буде віднесена до менеджера і договору купівлі або продажу, в рамках якого вона і перевозила зерно.
Один з варіантів підсумкової таблиці показаний на рисунку нижче:
На ринку вже існують завдання, які просто перетворять різні реєстри до одного формального виду. Тобто вони фактично переставляють стовпці різних excel-таблиць в потрібному замовникові порядку.
Модуль «Арт:Реєстр ТТН» йде далі. Він порівнює кожен рядок реєстру з укладеним менеджером договором з контрагентом і додає в цей рядок відповідну інформацію. У підсумку виходить таблиця, в якій видно результати роботи менеджерів і стан виконання договорів.
Зазвичай таку операцію у зернотрейдерів роблять щоранку з даними за минулий день – так легше контролювати роботу. Ну а далі готову таблицю за день можна використовувати або «переливаючи» дані з неї в узагальнені зведення за тиждень, місяць, рік і т.п., або для прийому у внутрішню АСУ підприємства, в існуючу на ньому систему управлінського обліку.
Залежно від необхідних замовнику показників, дані в підсумковій таблиці можуть відрізнятися:
- додані необхідні стовпці;
- рядки можуть бути відсортовані в потрібному порядку;
- можна виділити відповідними кольорами критично важливі цифри, наприклад, перевищені норми втрат зерна під час перевезення і т.п.;
- сумарні дані за договорами, менеджерами або всього за день;
- и т.п.
Система обробки реєстрів вже навчена приймати і розпізнавати дані з багатьох таблиць, які формуються на портових та лінійних елеваторах. Так само в ній є режим «навчання» за допомогою оператора для прийому даних з нових, поки не відомих їй, реєстрів. Навчивши систему один раз, з яких стовпців потрібні дані, надалі вона буде автоматично працювати з новим реєстром.
Приклад вікна налаштування для прийому нового реєстру:
Тобто, якщо трейдер почав працювати з новим елеватором, чиї реєстри ще жодного разу не оброблялися в завданні, адміністратор може:
- скористатися режимом навчання і самостійно навчити модуль обробляти цей реєстр;
- передати цей зразок розробнику, який сам внесе правила його обробки в базу реєстрів.
Якщо реєстри надходять зернотрейдеру по електронній пошті – можна налаштувати автоматичну обробку отриманих файлів. Тобто після надходження на пошту підприємства листи від елеватора з реєстром вивантажених або навантажених машин система сама витягне з нього вкладений excel-файл і обробить його.
Після обробки реєстру, економісту (менеджеру), що працює із завданням, буде надана можливість перевірити прийняті дані і підтвердити їх правильність, проставивши відповідні «галочки» і тим самим підтвердивши, що завдання правильно опрацювало реєстри. Цей режим особливо потрібен при початковому налаштуванні і вивченні модуля. Надалі, після проведення всіх перевірок в налаштуваннях «Арт:Реєстр ТТН» можна дозволити приймати всі дані, які не викликають сумнівів, автоматично.
У разі, якщо при обробці рядка реєстру виникли будь-які помилки або сумніви, модуль залишить цей запис для перевірки оператором і буде чекати його рішення. Тільки після того, як оператор перевірить сумнівний запис і поставить відповідну «галочку», дані з неї будуть вважатися обробленими.
Система сама веде облік вже оброблених файлів і не дасть можливості прийняти один і той же файл повторно. Так само враховуються і файли, при прийомі яких виникли помилки.
Варіант, коли одна автомашина встигає за один день за одним контрактом двічі брати участь у вивезенні зерна, вирішується тим, що номер цієї машини заноситься до плану перевезень два рази.
Так само всі виконані операції записуються в системний журнал (log-файл), за яким завжди можна перевірити хто, коли і які реєстри обробляв і спірні ситуації, які виникли під час їх обробки.
Всі оброблені файли і згенеровані модулем звіти зберігаються на комп’ютері замовника.
Режими роботи модуля «Арт:Реєстр ТТН»
Існує декілька варіантів робіт модуля обробки реєстрів розвантаженого або навантаженого транспорту.
Оренда модуля на сервері розробника за схемою «excel таблиці на вході – excel таблиця на виході»
Найпростіший варіант. Ви берете цей модуль в оренду із щомісячною оплатою, незалежно від того, скільки таблиць було оброблено.
Зернотрейдер отримує потрібну кількість ліцензій для доступу до модуля в режимі WEB-інтерфейсу на цілодобово працюючому сервері розробника.
Під час запуску модуля менеджер трейдера в діалоговому режимі вибирає всі excel-файли з реєстрами ТТН від зернових терміналів, які потрібно обробити і excel-таблицю з планом вивезення конкретними автомашинами продукції за укладеними договорами. В результаті роботи модуля він отримує підсумкову таблицю стандартної форми, яку зберігає у себе на комп’ютері, і працює з нею далі на свій розсуд.
Цей варіант відмінно підійде як для роботи зернотрейдерів, у яких немає своєї автоматизованої системи управлінського обліку, так і для варіанту «спробувати». При цьому можна перевірити роботу модуля, налагодивши схему роботи з цією інформацією менеджерами, перед прийняттям рішення про його покупку для роботи в інших режимах.
Купівля модуля для роботи за схемою «excel таблиці на вході – excel таблиця на виході»
Модуль і необхідна кількість ліцензій купується і встановлюється на комп’ютерах покупця.
При цьому можлива доробка інтерфейсу, функціональності і вихідних таблиць під вимоги замовника, що обумовлюється окремо.
Купівля модуля з інтегруванням в існуючу АСУ підприємства.
Якщо у трейдера вже є працююча АСУ або існує система управлінського обліку і ведення договорів з контрагентами з можливістю обліку даних за контрактами, що виконуються, то результати роботи модуля обробки реєстрів ТТН можна передавати безпосередньо в існуючу систему. Звісно, при цьому доведеться доопрацювати питання передачі вихідних і оброблених даних з реєстрів безпосередньо в бази даних існуючої на підприємстві АСУ. Дані про менеджерів, укладені договори поставки та машини, які беруть участь у перевезенні зерна за контрактами, так само можуть братися з АСУ або існуючої системи управлінського обліку підприємства. У разі необхідності можна використовувати і іншу інформацію, необхідну трейдеру для роботи. Наприклад, дані за якістю кожної конкретної партії зерна і т.п.
У складі системи управління діяльністю зерноторгівельного підприємства «Арт:Логістика зернотрейдінгу»
Якщо у Вас, як зерноторгівельного підприємства, ще немає системи управління виробничими процесами трейдингу зерна, але є розуміння її необхідності – можна розглянути питання про побудову своєї власної АСУ на базі розробленої ТОВ «Арт Порт» системи «Арт:Логістика зернотрейдінгу».
Вона включає в себе практично всі модулі, необхідні для побудови ефективної та зручної АСУ, що дозволяє не тільки оптимізувати роботу співробітників підприємства, а й значно підвищити її швидкість і ефективність.
У найзагальнішому вигляді функції цих модулів описані в статті «Автоматизація бізнес процесів при операціях із зерном».
Одним з таких модулів якраз і є модуль обробки реєстрів «Арт:Реєстр ТТН».
У разі, якщо у Вас залишилися або виникли питання по роботі цього модуля, ми завжди готові їх обговорити. З огляду на особливості роботи кожного зернотрейдера ТОВ «Арт Порт» відкрито до обговорення нових ідей та індивідуальних вимог по роботі з ним, а також готове врахувати їх у своїх розробках.