Флот та фінанси: Ідеальна інтеграція

Інтеграція автоматизованої системи управління флотом із програмним забезпеченням управлінського та бухгалтерського обліку.

Сьогодні судноплавний бізнес залишається фундаментом світової економіки: понад 80% міжнародної торгівлі здійснюється морським транспортом. Для України та Європи морський транспорт має особливе значення, адже він забезпечує не лише експорт та імпорт ключових товарів — зерна, металів, енергоносіїв, промислового обладнання, — а й стійкість логістичних ланцюжків в умовах геополітичної нестабільності. Важливу роль у цьому процесі відіграють швидкість обробки даних, прозорість операцій, відповідність екологічним і міжнародним стандартам. Саме тому судноплавні компанії все більше потребують цифрових інструментів, що дозволяють їм управляти своїм флотом ефективно, безпечно та з максимальною вигодою.

Традиційні методи роботи — Excel-таблиці, паперовий документообіг та різноманітні розрізнені програми для вирішення локальних завдань — більше не справляються зі зростаючими обсягами інформації та вимогами міжнародних стандартів.

Автоматизована система управління флотом

Тут на допомогу приходять автоматизовані системи управління флотом, створені спеціально для судноплавних компаній, фрахтувальників та судновласників.

«АСУ флотом» об’єднує в єдиному цифровому просторі всі ключові процеси: управління суднами, планування рейсів, роботу з екіпажами, постачання, технічне обслуговування та фінансовий облік. Система потрібна як великим судноплавним корпораціям із десятками суден, так і середнім компаніям, які прагнуть підвищити прозорість, знизити витрати та спростити взаємодію з партнерами.

З-поміж сучасних систем виділимо хмарні рішення, важлива перевага яких — це доступність даних у режимі реального часу з будь-якої точки світу, високий ступінь автоматизації та інтеграція з міжнародними й локальними системами обліку. Для бізнесу це означає не тільки зниження операційних витрат, а й стратегічну перевагу на глобальному ринку.

Однак, будь-яка компанія має вести свій власний управлінський і бухгалтерський облік, використовуючи спеціалізовані програми. Зазвичай українські компанії, та й європейські, але з «українським корінням», користуються програмами сімейства BAS. І ось при використанні двох різних систем виникає необхідність автоматизованого обміну інформацією між ними.

Давайте розглянемо реальний кейс інтеграції бухгалтерського та управлінського обліку з популярною європейською АСУ флотом «Cloud Fleet Manager» (CFM).

Що таке «Cloud Fleet Manager»?

Cloud Fleet Manager (CFM) — це хмарна система, розроблена німецькою компанією Hanseaticsoft (входить до Lloyd’s Register), яка об’єднує в одному просторі:

• управління суднами та рейсами,
• роботу з екіпажем,
• закупівлі та постачання,
• технічне обслуговування,
• первинні дані для фінансового обліку та звітності.

Основні функції CFM:

CFM складається з кількох модулів, що підключаються за необхідності:

• Fleet Manager – зберігання даних по кожному судну (характеристики, сертифікати, ремонт, статус).
• Crew Manager – управління екіпажами: контракти, графіки, медичні огляди, сертифікація.
• Maintenance Manager – планове та позапланове техобслуговування, контроль ремонтів.
• Purchase Manager – закупівлі, постачання суден, контроль складів.
• Safety Manager – дотримання вимог ISM/ISPS, ведення чек-листів, звітів про інциденти.
• Charter & Voyage – управління рейсами та фрахтом, розрахунок витрат і доходів.
• Partner Portal – окремий доступ для клієнтів та партнерів (вони можуть переглядати розклади, статус рейсів, звіти).
• Reporting & Analytics – готові звіти та дашборди для керівництва.

У чому переваги використання цієї системи:

1. Централізованість – усе в одній системі, немає розрізнених файлів і баз.
2. Доступ із будь-якої точки – працює в браузері чи застосунку, достатньо інтернету.
3. Прозорість – співробітники на березі, екіпаж та партнери бачать актуальні дані.
4. Автоматизація – менше ручної роботи, вища швидкість обміну інформацією.
5. Відповідність міжнародним стандартам – допомагає дотримуватися вимог IMO, ISM, ISPS, MLC.
6. Гнучкість – можна підключати тільки потрібні модулі (наприклад, лише Crew + Maintenance).

Інтеграція з фінансовими (бухгалтерськими та управлінськими) системами сімейства BAS

Бухгалтерського та управлінського обліку, можливостей бюджетування, система CFM не надає. Тому важливо мати можливість інтеграції CFM із системою фінансового обліку компанії.

Для цього потрібна:

• Інтеграція довідників, зокрема – контрагентів, компаній у структурі холдингу, товарів і послуг, валют, одиниць вимірювання тощо.
• Інтеграція інвойсів та замовлень, наприклад, на паливо та запчастини.
• Рух коштів, зокрема нарахування та виплата зарплати.

При інтеграції можна виділити три варіанти: мінімальний (дані збираються в реальному часі, а рахунки перевіряються в бухгалтерії), із перенесенням замовлень і перевіркою рахунків у бухгалтерській системі або ж із повною синхронізацією та контролем у CFM.

Для коректної роботи CFM і бухгалтерської (управлінської) системи, перш за все, необхідно налаштувати інтеграцію контрагентів, інакше ручне ведення списків в обох системах може спричинити помилки. Спочатку визначається, яка система буде «провідною». У ній створюються та оновлюються записи про контрагентів, а також основний ідентифікатор — зазвичай «ідентифікатор контрагента». Надалі всі дані синхронізуються через API. Якщо провідна система CFM — бухгалтерія періодично отримує оновлення звідти, якщо ж бухгалтерія — то вона сама відправляє зміни до CFM.

CFM підтримує API-інтеграцію, що дозволяє:

• передавати фінансові дані по рейсах до BAS (доходи, витрати, портові збори, паливо);
• завантажувати закупівлі та постачання (заявки з CFM трансформуються в замовлення та накладні в продуктах BAS);
• синхронізувати дані екіпажу (контракти, зарплати, податки);
• обліковувати ремонти та ТО (витрати й матеріали переходять до бухгалтерії).
• І багато іншого.

В Україні найпопулярнішими системами обліку є продукти сімейства BAS.

У європейських компаній також присутні аналогічні продукти, при цьому, на відміну від українських аналогів, там, як правило, є:

• Багатомовний інтерфейс — системи доступні різними мовами, що полегшує використання в міжнародній діяльності. Причому кожне робоче місце в системі й кожен співробітник одночасно можуть працювати з інтерфейсом зручною для нього мовою.
• Вбудовані модулі для міжнародної торгівлі: облік у різних валютах, управління філіями в різних юрисдикціях, складами, підрозділами.

В одному з реалізованих у 2025 році проєктів компанія «Арт Порт» розробила рішення для програмної інтеграції CFM і продуктів сімейства BAS.

Компанія-Замовник проєкту вже активно використовувала Cloud Fleet Manager для управління суднами, екіпажами та постачанням, але зіткнулася з необхідністю зв’язати його з фінансовим обліком за міжнародними та локальними стандартами.

У рамках реалізації проєкту потрібно було розробити інтеграцію двох систем, яка мала:

• автоматизувати обмін даними між CFM та BAS;
• забезпечити прозорість у калькуляції витрат і доходів рейсів;
• спростити підготовку фінансової та податкової звітності.

Сам обмін із CFM у BAS може виглядати як одна кнопка. Але, під цією кнопкою якраз і «ховається» вся величезна робота, проведена для можливості обміну інформацією між двома системами.

Завантаження інвойсів із CFM до BAS

Розглянемо, наприклад, кілька сценаріїв інтеграції CFM з BAS.

1. Управління рейсами та фрахтом:

• У CFM: диспетчер планує рейс, система фіксує витрати палива, портові збори, дохід від фрахту.
• Обмін із BAS: дані автоматично вивантажуються у вигляді фінансових документів (доходи/витрати по рейсу).
• У BAS: формується фінансовий результат по рейсу, звіт для бухгалтерії та управлінського обліку.

2. Закупівлі та постачання:

• У CFM: екіпаж або офіс подають заявки на постачання судна (продукти, запчастини, обладнання).
• Обмін із BAS: заявка перетворюється на «Замовлення Постачальнику».
• У BAS: ведеться складський облік, оформляються накладні, автоматично оновлюються залишки, виконуються та оформлюються всі супутні операції, формуються звіти.

Банківські документи та інвойси постачальників

Закупівлі та продажі в бухгалтерській системі обраними мовами

3. Управління екіпажем:

• У CFM: зберігаються контракти моряків, графіки ротації, зарплати.
• Обмін із BAS: дані про зарплату й податки експортуються для розрахунку зарплати та формування звітності.
• У BAS: виконуються розрахунки зарплати, податків, зв’язок та обмін інформацією з українськими чи європейськими банками (виписки, платежі тощо), формуються звіти для контролюючих органів.

Нарахування зарплат екіпажу

4. Технічне обслуговування та ремонти:

• У CFM: система фіксує планові та аварійні ремонти, витрати на обслуговування.
• Обмін із BAS: витрати вивантажуються до продуктів BAS.
• У BAS: відбувається рознесення по бухгалтерських (управлінських) рахунках і списання матеріалів, формуються акти, закриваються витрати на ремонт або обслуговування, ведеться облік активів.

5. Фінансова аналітика та звітність:

• У CFM: можна побудувати аналітику по рейсах, флоту, постачанню.
• У BAS: ці дані доповнюються локальною звітністю (ПДВ, податок на прибуток, бухгалтерський баланс тощо).
• Підсумок: керівництво отримує єдине фінансове вікно – міжнародна аналітика (CFM) + локальна звітність у продуктах BAS.

Аналіз та звіти

Вигоди такої інтеграції

• Єдиний інформаційний потік — дані вводяться один раз, автоматично потрапляють і в CFM, і в продукти BAS.
• Автоматизація бухгалтерії — витрати та доходи рейсів одразу відображаються в обліку.
• Скорочення помилок — мінімізація ручного введення та дублювання документів.
• Міжнародні стандарти + локальна звітність — CFM дає аналітику по флоту, а продукти BAS формують звітність для контролюючих та податкових органів.
• Підвищення прозорості для керівництва — єдине вікно з міжнародними та локальними показниками.

Кому це вигідно?

У Європі — судноплавним компаніям середнього та великого масштабу (5–200 суден), що працюють із міжнародними клієнтами та партнерами. Інтеграція CFM із локальними ERP дає повну відповідність вимогам ринку та регуляторів.

В Україні — судноплавним, експедиторським та логістичним компаніям, що працюють за правилами українського бухобліку та зобов’язані здавати звітність до місцевих контролюючих органів. Інтеграція CFM із BAS дозволяє таким компаніям працювати за світовими стандартами й одночасно дотримуватися українських правил обліку.

Що можна сказати в підсумку

Після впровадження цього проекту компанія замовника отримала наступні вигоди:

• Створено єдину систему від замовлення в CFM до обліку та звітності в BAS.
• Зниження ручної праці, виключення помилок і «людського фактора».
• Повна синхронізація операцій і даних у CFM та BAS.
• Прискорення розрахунків та підготовки звітності за міжнародними (IFRS) і локальними правилами.
• Автоматизація взаємодії з банками.
• Готовність до масштабування.
• Прозорість для керівництва — єдине вікно з даними про флот та фінанси.

Розроблене компанією «Арт Порт» рішення дозволяє:

1. Забезпечити обмін інформацією між CFM і бухгалтерським та управлінським обліком у BAS.
2. Контролювати рух і контроль коштів, виділених на кожну статтю витрат для виконання рейсу.
3. Здійснювати обмін інформацією з українськими та закордонними банками.

Cloud Fleet Manager — це не просто інструмент управління флотом, а повноцінна цифрова екосистема для судноплавного бізнесу. Інтеграція з продуктами BAS перетворює CFM на універсальне рішення: міжнародні стандарти + локальна звітність.

І це не просто технічне рішення. Це стратегічний крок до цифрової зрілості компанії, відповідності міжнародним вимогам і підвищенню конкурентоспроможності.

Рішення від «Арт Порт» перетворює складні процеси на прозорі потоки даних — від рейсу до балансу, від інвойсу до звіту.