Більшість сучасних зернових терміналів, портів та елеваторів уже зробили вагомий крок уперед, інвестувавши в цифровізацію своїх внутрішніх облікових операцій та логістики. Проте сьогодні ринок вимагає більшого, ніж просто порядок усередині компанії. Коли внутрішні процеси налагоджені, виникає новий виклик: як ефективно використовувати цю інформацію для вибудовування комунікацій зі своїми контрагентами: поклажодавцями, трейдерами, перевізниками тощо?

Внутрішня автоматизація — лише перший крок

На багатьох підприємствах успішно автоматизовано ключові облікові та бізнес-процеси:

  • Організація електронної черги для автотранспорту, що прибуває.
  • Контрольно-пропускні пункти (КПП).
  • Вагові комплекси.
  • Лабораторії.
  • Складський облік.
  • Організація внутрішньої логістики транспорту на території підприємства.
  • Робота з залізничним транспортом та обмін електронними документами з АТ «Укрзалізниця» (УЗ).
  • Оформлення первинних документів.

Після впровадження внутрішньої автоматизації життя ставить перед підприємствами нові завдання. Як зробити роботу зі своїми контрагентами комфортнішою для обох сторін? Адже трейдери, вантажовласники та перевізники так само гостро потребують швидкого доступу до даних про свої вантажі, як і сам термінал.

Як найчастіше відбувається обмін інформацією зараз?

На практиці взаємодія з партнерами зазвичай будується за двома звичайними сценаріями:

1. Обмін даними через електронну пошту або месенджери

Необхідні документи, реєстри вивантажених машин та вагонів надсилаються один-два рази на добу.

Чому це незручно: У сучасних умовах такий підхід виявляється недостатньо оперативним. Бізнесу потрібен доступ до актуальної інформації в режимі, максимально наближеному до реального часу, щоб швидко приймати управлінські рішення. Окрім того, подібний формат обміну даними не завжди зручний: документи зазвичай не містять узагальненої аналітичної інформації та не адаптовані під потреби конкретного контрагента.

2. Спілкування в телефонному режимі

Співробітники терміналу змушені щодня годинами відповідати на однотипні гарячі запитання клієнтів:

  • «Скільки вже прийняли нашого зерна?»
  • «Які результати показала лабораторія?»
  • «Де зараз перебувають мої автомобілі?»
  • «Чи оформлені документи на партію вантажу?»
  • «Який залишок ліміту за договором?»

А після завершення рейсів починається колосальний обсяг паперової рутини з оформлення всіх супровідних документів: виставлення рахунків, підписання актів виконаних робіт, проведення фінансових розрахунків, обмін оригіналами документів (якщо вони необхідні) тощо.

Окремо слід згадати про керівництво та засновників терміналів, елеваторів і портів. Вони також прагнуть бачити узагальнену, об’єктивну та оперативну інформацію про роботу свого підприємства в режимі реального часу. Бажано — без постійного відволікання менеджерів, логістів, бухгалтерії та інших служб регулярними запитами, а маючи можливість отримати всі потрібні дані в будь-який момент і в будь-якому місці.

Для розв’язання цих проблем ринок пропонує два основні інструменти:

  1. Створення в АСУ (автоматизованій системі управління) терміналу спеціалізованих кабінетів для керівництва та контрагентів.
  2. Розробка мобільних або WEB-додатків для портативних пристроїв.

Вкрай важливо, щоб кабінети відрізнялися залежно від типу контрагента. Наприклад, кабінет перевізника за своїм інформаційним
наповненням та функціоналом суттєво відрізняється від кабінету поклажодавця чи трейдера.

  • Перевізнику важливо: контролювати рейси своїх машин, швидко отримувати всі необхідні документи та оперативно проводити фінансові розрахунки.
  • Поклажодавцю, трейдеру чи експортеру критично бачити:
    • Наявність та обсяг його вантажів на терміналі чи в порту.
    • Поточний стан виконання контрактів.
    • Рівень завантаженості складів та силосів підприємства.
    • План та графік підходу суден.
    • Хід роботи із залізничними вагонами.
    • Середньозважену якість зерна в накопиченій партії.
    • Вартість послуг терміналу.
    • Динаміку завантаження/вивантаження судна.
    • Обсяг вантажу, що перебуває в дорозі, на складі або на стадії розвантаження (у розрізі конкретних вагонів та машин) тощо.

Рішення для керівництва підприємства та його засновників

Найбільш простим і водночас потужним інструментом для директора та топменеджменту терміналу є спеціалізований WEB-додаток директора.

Наприклад, для керівника порту на один екран смартфона чи планшета можна вивести всю стратегічну інформацію:

  • Загальний оборот порту з експортних та імпортних вантажів.
  • Поточні залишки на складах порту в розрізі складських майданчиків, видів вантажів та контрагентів.
  • Інтенсивність та статус роботи на причалах.
  • Актуальний графік підходу суден.


Окрім моніторингу, цей додаток активно використовується для оперативного погодження поточних виробничих питань безпосередньо «на ходу»:

  • Погодження наказів на відвантаження вантажів.
  • Вирішення питань щодо заїзду транспорту, який має невідповідності в документах або занесений до «чорного списку».
  • Оперативне вирішення спірних ситуацій під час вивантаження (розбіжності у вазі, якісних показниках тощо).

Кабінет перевізника: оптимізація рейсів та документів

Що є найважливішим для автотранспортного підприємства під час виконання замовлень на перевезення вантажів до термінала, елеватора чи порту?

  1. Швидка акредитація. Проходження перевірки компанії, її автомобілів та водіїв без паперової тяганини. Багато замовників вимагають обов’язкову акредитацію перед тим, як надати дозвіл на транспортування вантажів.
  2. Участь в електронних тендерах на перевезення.
  3. Швидка номінація машин під рейси після виграшу тендера.
  4. Мінімізація простоїв у дорозі та під вивантаженням. Для цього використовується інтеграція з системою електронної черги, де водій бронює конкретний тайм-слот для обслуговування.
  5. Контроль машини на маршруті. У якому статусі вона перебуває: у дорозі, прибула на склад, обробляється на терміналі, розвантажилася і їде додому тощо.
  6. Миттєве подання документів логісту (рахунки, акти, ТТН) для оплати виконаних рейсів.

У класичному «паперовому» форматі взаємодії виконання всіх цих кроків (особливо збір та передача паперів на фінальному етапі) може тривати кілька днів, до чого додається час на очікування проведення платежу бухгалтерією.

При використанні Кабінету перевізника цей цикл скорочується в рази:

  • Документи для акредитації завантажуються в електронному вигляді й одразу потрапляють на погодження в кабінет логіста замовника.
  • Завдяки інтеграції з тендерною системою замовника інформація щодо виграного тендера автоматично імпортується в кабінет перевізника. Це виключає повторне ручне введення даних при підготовці ТТН, прискорює роботу та усуває людські помилки.

У процесі виконання рейсу вся супровідна інформація з ТТН передається в кабінет перевізника та логісту замовника через:

  • Систему електронної черги.
  • Інструменти роботи з е-ТТН.
  • Зведені реєстри ТТН у форматі Excel.
  • Ручне введення (якщо інші системи автоматизації на підприємстві відсутні).

Причому у випадку роботи з електронною чергою та е-ТТН можна одразу ж автоматично додавати підтверджуючі документи про виконання рейсу.

Щойно рейс виконано та закрито на ваговій терміналу, він моментально відображається в кабінеті перевізника, який може відразу подати його на оплату логісту.

Логіст оперативно перевіряє та погоджує рейс (з урахуванням можливих простоїв, переадресацій тощо) і надсилає готові дані в бухгалтерію для проведення оплати.

Кабінет клієнта (поклажедавця, трейдера, експортера)

Отримавши захищений авторизований доступ від терміналу або елеватора, клієнт у режимі реального часу може самостійно відстежувати та аналізувати:

  • Рух та поточне місцеперебування власного транспорту.
  • Точні результати зважувань (брутто, тара, нетто) на автомобільних чи залізничних вагах підприємства.
  • Накопичений обсяг прийнятого вантажу за будь-який проміжком часу.
  • Результати лабораторних випробувань та детальні якісні показники зерна.
  • Статус та перелік оформлених первинних документів.
  • Динаміку виконання контрактів та актуальні залишки продукції в силосах або на складах підлогового зберігання.

Ключова перевага полягає в тому, що всі дані автоматично транслюються безпосередньо з оперативної облікової бази терміналу. Клієнт бачить не підготовлені вручну звіти, які часто коригуються або запізнюються, а реальну «живу» інформацію безпосередньо в момент її фіксації на виробничих ділянках.

Єдине цифрове вікно як частина екосистеми «Арт:Порт»

Важливо розуміти, що кабінети клієнтів не функціонують як відірвані автономні програми. Вони є органічною частиною єдиної цифрової екосистеми «Арт:Порт» і в реальному часі обмінюються даними з основними галузевими рішеннями підприємства:

Фактично, кабінет клієнта виступає надійним і захищеним двостороннім каналом комунікації, який об’єднує внутрішній технологічний облік терміналу з бізнес-оточенням його партнерів.

Двостороння вигода: що отримує підприємство?

На перший погляд може здатися, що кабінет створюється виключно як зручний бонус для залучення клієнтів. Проте досвід практичних впроваджень доводить: найбільший операційний та фінансовий ефект отримує саме підприємство, яке його запускає.

Результати впровадження для терміналу / елеватора:

  1. Зниження навантаження на персонал: Звільняється час фахівців для вирішення стратегічних завдань. В умовах гострого кадрового дефіциту можливість виконувати більший обсяг робіт меншим штатом є суттєвою перевагою.
  2. Оптимізація комунікацій: Різко скорочується кількість непродуктивних телефонних дзвінків та нескінченної переписки в месенджерах з приводу з’ясування статусів вантажів.
  3. Зростання якості послуг: Підприємство виходить на сучасний світовий рівень клієнтського сервісу.
  4. Підвищення лояльності клієнтів: Партнери, які цінують свій час та прозорість, віддають перевагу саме такому технологічному об’єкту.
  5. Мінімізація спірних ситуацій: Всі первинні дані відкриті та доступні в системі, що виключає вплив людського фактора та непорозуміння під час звірок.

Новий стандарт конкурентоспроможності у зерновому та портовому бізнесі

Сьогодні клієнти оцінюють логістичний об’єкт не лише за фізичною швидкістю перевалки чи рівнем тарифів. Усе більш важливими та вирішальними факторами при виборі партнера стають:

  • Прозорість усіх бізнес-процесів.
  • Швидкість отримання критично важливої інформації.
  • Якість повсякденного сервісу.
  • Наявність сучасних цифрових інструментів взаємодії.

Саме тому кабінети клієнтів стають не просто додатковим інтерфейсом, а стратегічним інструментом підвищення конкурентоспроможності та ринкової частки підприємства.

Висновок

Кабінети клієнтів — це не продукт для трейдера, перевізника чи логіста як окремого покупця. Це сучасний сервіс, який зерновий термінал, елеватор або порт надає своїм клієнтам на базі власної інформаційної системи.

У результаті виграють усі: термінал отримує розвантаження персоналу та вихід на новий рівень сервісу, а вантажовласник — цілодобовий доступ до актуальних даних про свої вантажі та транспорт. Разом це формує сучасний, прозорий та ефективний рівень цифрової взаємодії між усіма учасниками логістичного ланцюжка.