Конкуренція між різними елеваторами і зерновими терміналами від сезону до сезону посилюється і в даний час виходить на новий рівень. Боротися за поклажодавця, використовуючи тільки один, хоча і дуже важливий фактор ціни, стає все складніше і складніше.
Як елеватору привернути до себе поклажодавця, якщо розбіг цін з конкурентами на послуги і прийняту продукцію мінімальний, і вже не грає принципової ролі? Якщо транспортне плече іноді різниться на кілька кілометрів? Особливо це стосується припортових зернових терміналів, розташованих в південних областях країни.
Термінали і елеватори пропонують різні додаткові послуги, індивідуальні умови, знижки тощо. І хоча ці методи будуть використовуватися завжди, але всі вони, в результаті, ведуть до зменшення власного прибутку.
Як бути далі?
Давайте розглянемо одне маленьке, але дуже важливе для поклажодавця питання. Елеватори не дуже сильно звертають на нього увагу, хоча, останнім часом, вже починають поглядати і в цей бік.
Однією з болючих точок практично всіх зернових терміналів і елеваторів, особливо в період масової здачі продукції, є черга з зерновозів, що стоять за воротами і очікують дозволу на в’їзд.
Причому, платить за простій цих машин поклажодавець, який не хоче це робити і всіляко прагне цього уникнути.
Той елеватор, який зможе мінімізувати для свого поклажодавця ці витрати – отримає додаткову конкурентну перевагу в його очах.
Адже фактично елеватор допоможе йому виключити порожній простій і зменшити витрати на свій або орендований транспорт.
Мало того, зумівши організувати плановість заїзду машин на свою територію, елеватор або зерновий термінал:
- забезпечить собі спокійну і планову роботу. Збереже нерви і голосові зв’язки своїх співробітників, водіїв і працівників поклажодавця;
- зменшить час і значно знизить помилки при введенні даних по зерновозам в свою АСУ – всі дані по машинам вводяться поклажодавцем, який записує машину в чергу, а співробітник елеватора просто звіряє ці дані з фактичними;
- оптимізує роботу свого обладнання, виключивши його неефективні переналаштування між різними культурами;
- уникне непотрібних і шкідливих для іміджу конфліктів з місцевими жителями і владою з приводу зерновозів, які стоять під будинками і вздовж доріг;
- виключить зловживання серед своїх співробітників, що відповідають за пропуск машин на територію;
- зробить для поклажодавця процес обробки вантажів «прозорим», що збільшить його лояльність до елеватору.
І як підсумок: отримає додаткові «плюси» в очах своїх клієнтів.
Адже для всіх учасників процесу буде набагато простіше і зручніше під’їхати до воріт елеватора в призначений час, обслужити і спокійно виїхати, не витрачаючи час, гроші і нерви в непотрібному простої зерновозів.
Грамотно організувати таку чергу не так просто, як здається на перший погляд.
Для цього потрібно:
- перш за все, бажання акціонерів і керівництва організувати цей процес у себе на підприємстві;
- комплекс організаційних заходів, програм і мобільних додатків, пов’язаних з АСУ елеватора або зернового термінала, і робить цю роботу простою, зрозумілою і приємною.
ТОВ «Арт Порт» розробило такий програмний комплекс, що забезпечує роботу по організації електронної черги як з боку елеватора, який керує нею, так і з боку поклажодавців, що використовують її.
Давайте розглянемо схему роботи, основні принципи та підходи, які використовуються в ньому.
У найповнішому варіанті автоматизація облікової і керуючої діяльності елеватора, в частині, що стосується управління зовнішньою чергою, включає в себе кілька підсистем і мобільних додатків:
- програмний комплекс «Арт:Зерновий термінал» – як центр інформаційної системи елеватора або зернового терміналу, що включає в себе автоматизацію всіх підрозділів і служб і власне ведення кількісно-якісного обліку;
- «Арт:Черга» – основна підсистема, що відповідає за роботу із зовнішньою чергою елеватора;
- мобільний додаток «Арт:Реєстратор зернового термінала» – призначений для співробітника елеватора, що працює в «полі» і контролює прибуття зерновозів на майданчик відстою. Він же перевіряє відповідність попередньо внесених даних в ТТН з реальними;
- «Арт:Особистий кабінет клієнта елеватора» – веб-сервіс, що дозволяє поклажодавцю працювати з електронною чергою елеватора;
- «Арт:Директор ЗТ» – мобільний додаток, що дозволяє директору бути завжди в курсі оперативних процесів, що проходять на елеваторі і дає зведену інформацію про діяльність елеватора і стан черги в реальному часі.
Загальна схема взаємодії представлена на цьому малюнку, а більш детально ми розглянемо її нижче.
План заїзду, тайм слот, доступ поклажодавців до плану
Центром всього процесу є головна система, що управляє всією автоматизацією на елеваторі: «Арт:Зерновий термінал».
Одним із завдань, які працюють в ній, є завдання формування виробничого плану елеватора на певний період: тиждень, день і т.п. Головне в ньому, розуміння, в який період часу, на якій лінії, яку культуру елеватор планує приймати або відвантажувати. Тобто електронна черга зерновозів може працювати як на здачу зерна на зберігання, так і на його відвантаження з елеватора.
Цей план, узгоджений з усіма службами і затверджений керівництвом, автоматично передається в підсистему «Арт:Черга». Відповідає за організацію, роботу електронної черги з боку зернового термінала один з його співробітників, якого для стислості будемо називати «оператор черги».
Перш за все, оператор черги видає поклажодавцям, у яких укладено договір з елеватором на обслуговування, права на доступ до електронної черги. Робиться це при укладенні договору на обслуговування.
Поклажодавці, будь то фермерське господарство, зернотрейдер і т.д., використовуючи веб-сервіс «Арт:Особистий кабінет клієнта елеватора», можуть записувати автотранспорт в чергу не тільки на сайті елеватора, але і прямо «в поле». Причому, наприклад, фермерське господарство, може делегувати свої права на запис в чергу конкретного водія, який працює у нього на постійній основі, або дати тимчасові права водіям, залученими на час сезону або конкретного перевезення. Аналогічно і логісти зернотрейдера: можуть самі записувати зерновози в чергу на здачу або делегувати ці права своїм перевізникам і їх конкретним водіям.
Згідно з виробничим планом і, виходячи з технологічних вимог, часом обробки однієї машини, кращою культурою, яку потрібно прийняти і т.п., створюється електронна черга з порядковим номером і планованим часом заїзду автомобіля. Це час для зручності будемо називати таймслот (слотом). Вказувати в черзі тільки час заїзду не завжди має сенс, тому що в силу різних причин час можна зрушити, а порядковий номер залишиться.
Наприклад, відомо, що кожні 10 хвилин можна запускати одну машину на територію для здачі зерна. Оператор черги створює план з таймслот:
№1 – 700, №2 – 710, №3 – 720, №4 – 730 і т.д.
У плані можуть бути слоти, відведені тільки для конкретних поклажодавців, або ті, в яких не дозволяється обслуговування поклажодавців. Наприклад, призначені для технічного обслуговування обладнання і т.п.
План також може бути розділений по КПП, по яким дозволено заїзд зерновозів, або по технологічним лініям, на яких здійснюється приймання різних культур.
Наприклад:
Пшениця фуражна на першій лінії:
№1.1 – 700, №1.2 – 715, №1.3 – 730, №1.4 – 745 і т.д.
Кукурудза на другій лінії:
№2.1 – 710, №2.2 – 720, №2.3 – 730, №2.4 – 740 і т.д.
Загалом, варіантів планів може бути багато, змінюватися вони можуть хоч кожен день, і необхідний план визначається оператором черги в залежності від конкретної ситуації.
Подача і узгодження заявки на постановку машини в чергу
Отримавши права на доступ до електронної черги елеватора, поклажодавець, бачачи в своєму особистому кабінеті вільні слоти, дає заявку на обробку машини в зручний і доступний йому таймслот.
Наприклад, він бачить, що йде прийом кукурудзи і є вільний час (слот) на 720. Робить заявку на здачу своєї кукурудзи і чекає її підтвердження від оператора черги. Після отримання підтвердження статус цього слоту в черзі змінюється – він стає зайнятим для інших поклажодавців. Якщо оператор не підтверджує заявку, то дає пояснення, чому вона не підтверджена і шукає разом з поклажодавцем рішення виниклої проблеми.
При деяких умовах заявки можуть узгоджуватися автоматично. Наприклад, в разі якщо певний набір слотів за планом виділено одному поклажодавцю, то його заявки з конкретними номерами машин можуть узгоджуватися автоматично.
Підтвердження прибуття зерновозу на майданчик відстою
Після того як машина з зерном виїхала від поклажодавця на елеватор, водій, логіст або інша відповідальна особа у поклажодавця, виставляє їй статус «В дорозі». Оператор черги бачить цей статус у вигляді іконки на обраному слоті і розуміє, що по ньому вже «йде робота».
Далі відбувається контроль прибуття машини на майданчик відстою співробітником елеватора. Наприклад, це може бути охоронець на КПП, який контролює заїзд машин на територію.
Під «майданчиком відстою» розуміється як реально існуючий майданчик, що належить елеватору, так і просто дорога або місце перед воротами.
Якщо цей співробітник працює «в полі», на зовнішньому майданчику відстою і т.п. і не може працювати безпосередньо в АСУ елеватора, йому встановлюється спеціальний мобільний додаток «Арт:Реєстратор зернового термінала».
Дані за підтвердженими заявками і сформованою чергою автоматично передаються в цей додаток, і реєстратор бачить все затверджені оператором черги заявки.
«Арт:Реєстратор ЗТ» виконує наступні важливі функції при роботі з чергою:
- виставлення позначки про те, що автомобіль дійсно прибув на майданчик відстою і готовий на першу вимогу заїхати на територію зернового терміналу для обробки. При цьому автомобіль в черзі отримує статус «На відстої»;
- перевірка правильності внесення всіх даних ТТН по машині, вантажу, водію і т.п. в облікову систему елеватора;
- вносить в чергу машини, які прибули на відстій, без попереднього запису;
- так само з цього АРМу можна підтримувати зв’язок з водіями, за допомогою СМС або швидкого набору телефонного номера водія простим свайпом за номером машини в додатку;
- цей же співробітник може видавати водіям RFID-мітки, штрих або QR коди для ідентифікації машини при проходженні всього ланцюжка внутрішньої логістики при обробці машини. Приклад такого ланцюжка з використанням RFID-мітки описаний в статті «Автоматизація припортового елеватора «Зерноторговельної компанії «Деметра».
При настанні часу слота і отримання дозволу на в’їзд автомобіль заїжджає на територію елеватора і отримує статус в черзі «Опрацьовується».
Обслуговування зерновозу елеватором
Далі, за бажанням замовника, можна в черзі показувати статус машини у внутрішньому логістичному ланцюжку. Наприклад, одночасно з обробкою зерновозу інформувати поклажодавця про процес здачі зерна: результати зважування, лабораторних аналізів і т.п. Це досить корисна функція, що робить для поклажодавця «прозорим» процес обробки машин і підвищує його довіру до елеватора.
Так само можна дистанційно, використовуючи сервіс «Арт:Особистий кабінет клієнта елеватора», «Арт:Черга» і «Арт:Директор ЗТ», вирішувати питання по погодженню різних нестандартних ситуацій. Наприклад, робота з машиною з «чорного» списку, що робити в разі невідповідності очікуваних і реальних результатів лабораторних аналізів і т.п. Більш детально функції програми «Арт:Директор ЗТ» описані в статті «Смартфон директора як центр управління елеватором».
У цьому ж додатку директор елеватора або зернового термінала, може отримувати узагальнену інформацію про результати роботи всього елеватора і про поточний стан процесу обслуговування машин:
- реальний поточний стан черги;
- скільки машин і в якому вони статусі («В дорозі», «На відстої», «Обслуговуються» і т.п.)
- скільки і яке зерно знаходиться в машинах в черзі і чекає обслуговування, скільки вже прийнято і т.д.;
- іншу необхідну інформацію про роботу елеватора з поклажодавцями і хід процесу приймання або відвантаження зерна.
Таким чином, процес роботи з зовнішньою логістикою елеватора стає прозорим і зрозумілим для всіх учасників.
Поклажодавцям не потрібно дзвонити водіям або співробітникам елеватора з питаннями про стан машини, результати аналізів і т.п.
Висновок
Залежно від конкретних вимог технологічного та організаційного процесу замовника схема роботи може змінюватися і підлаштовуватися під його потреби. Деякі функції можуть бути перенесені з однієї системи в іншу, повністю виключитися або модернізуватися.
Особливість всієї системи в тому, що її можна організувати не тільки на базі «Арт:Зерновий термінал», а й на базі вже встановленої і тієї, що експлуатується на зерновому терміналі іншої АСУ. З невеликими доопрацюваннями, що забезпечують зв’язок і передачу інформації між вже існуючими і новими завданнями.
Також черга може працювати і взагалі автономно, не будучи пов’язаною з основною обліковою і керуючою системою елеватора. Але в цьому випадку буде губитися безліч переваг системної роботи і обмін інформацією доведеться робити вручну, що істотно зменшить її ефективність.