Ми продовжуємо серію статей з розгляду питань про оптимізацію витрат, пов’язаних з роботою УЗ і її автоматизацією.

У попередніх статтях було розказано про:

  • Модуль Art:RWL, що дозволяє прямо з мобільного телефону обмінюватися документами з Єдиною Автоматизованою Системою Управління Вантажними Перевезеннями УЗ (АСК ВП УЗ-Є), бачити дислокацію своїх вагонів у мобільному додатку та вносити в залізничні накладні номера запірно-пломбувальних пристроїв (ЗПП);
  • Безкоштовну систему Art:Direct_UZ, яка призначена для організації своєчасної подачі вагонів на станцію призначення, наприклад, прямо в порт під підхід судна і контроль дислокації вагонів по залізничних станціях.

У цій статті ми поговоримо про ще один програмний продукт компанії «Арт Порт», що дозволяє прискорити та більш продуктивно організувати роботу з приймання/забирання вагонів, а так само зменшити витрати на оплату простою вагонів. Це мобільний додаток (МД), що називається «Арт:Комерційний агент станції».

У будь-якого стивідора або вантажоодержувача, існує співробітник, завдання якого:

  • приймання вагонів з вантажем на станції призначення;
  • перевірка наявності та цілісності ЗПП;
  • контроль вагонів на наявність пошкоджень та дефектів, здатних вплинути на вантаж, що перевозиться;
  • підготовка документів на подачу і забирання вагонів.

Сама назва посади на різних підприємствах відрізняється, але в цій статті ми будемо називати такого співробітника «Агент комерційного огляду» («агент огляду»).

Якраз для них, що працюють «в полі», а не в офісі створено МД «Арт:Комерційний агент станції», що значно полегшує роботу і прискорює весь процес обробки вагонів і підготовки документів при їх подачі та забиранні.

Логіка роботи з МД «Комерційний агент станції»

Додаток «Комерційний агент станції» встановлюється на мобільний телефон: індивідуальний або робочий – це як вирішить керівництво підприємства.

Агент комерційного огляду перевіряє на станції, визначеної з УЗ як місце передачі вагонів вантажоодержувачу, вагони, що прибули, перевіряючи та вносячи в додаток всю необхідну інформацію. Аналогічно і при забиранні.

Додаток регулярно обмінюється інформацією з системою обліку експедиторської фірми, що обробляє вагони, або вантажоодержувача.

Для розв’язання всіх питань з УЗ: обміну документами, претензіями та т.п. зв’язуються менеджери з головного офісу експедитора (вантажоодержувача).

Схему обміну інформацією при роботі з МД «Комерційний агент станції» можна зобразити так:

При прийманні вагонів агент комерційного огляду перевіряє:

  • Наявність, цілісність і відповідність всіх ЗПП на кожному вагоні та у відповідній накладній. У разі виявлення порушень, він фіксує їх, робить опис і фотографії для підтвердження цього факту;
  • Цілісність самого вагона, наявність пошкоджень або поламання також роблячи їх текстовий опис і фото фіксацію;
  • Якщо все пломби цілі та відповідають накладній, вагон не має пошкоджень, він ставить в додатку прапорці про готовність прийняти вагон і фіксує час подачі. В іншому випадку описує інші проблеми, що можуть виникнути, в тому числі робить фотографії, для оформлення документів в АСУ підприємства, в яку автоматично передається вся ця інформація.

Все це агент робить на мобільному телефоні прямо біля вагона.

Якщо приймається велика кількість вагонів відразу, кілька таких агентів можуть працювати одночасно, але кожен зі своїм телефоном і додатком (під своїм обліковим записом). Така організація роботи різко зменшує час перевірки та оформлення вагонів, що подаються під розвантаження і повертаються залізниці.

Один співробітник, використовуючи цей МД, може за зміну обробити набагато більше число вагонів, збільшуючи свою продуктивність.

З урахуванням, того, що вартість мобільного додатка відповідає місячній зарплаті одного агента комерційного огляду, окупається він дуже швидко. Особливо з урахуванням того, скільки вагонів він зможе обробляти один і не потрібно набирати нових співробітників при збільшенні потоку вагонів.

Перевіряючи вагон, агент комерційного огляду відкриває в додатку дані по ньому і відразу бачить всю необхідну інформацію: номер накладної, список ЗПП, які повинні стояти на всіх його люках, власника вантажу, вантажовідправника, вантажоодержувача тощо, не беручи з собою багато паперів.

У разі, виявлення дефектів, невідповідності ЗПП і інших нестандартних ситуацій, в додатку відразу описуються і фіксуються всі ці порушення. Робляться фотографії пломб, пошкоджень вагона, і ця інформація відразу ж відправляється в офіс відповідального співробітника, який на цій підставі вже приймає рішення, що робити з даним вагоном далі.

В результаті виходить, що співробітник стивідора або вантажоодержувача, відповідальний за обробку всіх прийнятих вагонів, сидячи в офісі в on-line режимі бачить, як відбувається їх подача. Оперативно отримуючи інформацію про всі порушення, виявлені під час огляду вагонів, він може відразу ж оформляти документи та зв’язуватися з представниками УЗ для вирішення виниклих конфліктних ситуацій.

При роботі без цього мобільного додатку, потрібно дочекатися, поки всі агенти комерційного огляду повернуться в офіс і доповідатимуть про виконану роботу. Покажуть фотографії порушень і «перекинуть» їх в АСУ підприємства, напишуть текстовий опис конфліктних ситуацій, що виникли й т.п. Тільки після цього можна готувати документи для вирішення спірних моментів. Але ж це все час, який коштує грошей. Чим швидше вагони будуть розвантажені та подані на забирання – тим менше грошей потрібно платити УЗ за їх використання або простій.

Аналогічно і при забиранні вагонів. Після його розвантаження агент комерційного огляду вибирає в МД «Комерційний агент станції» з уже присутнього списку номер розвантаженого вагона, фіксує час і готує інформацію для подачі його на забирання. У разі необхідності, його так само фотографують для того, щоб мати докази для УЗ або орендодавця вагонів, в якому вигляді вагон покинув територію порту або підприємства.

Ця інформація, так само як і у випадку з подачею вагонів, відправляється в АСУ підприємства і там формується запит на забирання вагонів в УЗ.

Швидкість оформлення документів для забирання вагонів не менш важлива для вантажоодержувача, ніж при подачі, тим більше, що багато експедиторських компаній або стивідорів обробляють сотні вагонів в день і обсяги робіт у них просто величезні.

Вирішення спірних ситуацій щодо порушень пломб і пошкоджень вагонів з УЗ або орендодавцями вагонів

Можливість в МД «Комерційний агент станції» прикріплювати фотографії стану кожного вагона і ЗПП при подачі та забиранні вагонів сильно зміцнює позиції експедитора і вантажоодержувача в рішенні різних конфліктних ситуацій з УЗ або орендодавцем вагонів.

При виявленні пошкоджень вагонів, невідповідності або зриві пломб, завжди можна показати в якому стані був отриманий вагон, і в якому стані його повернули після розвантаження. Причому фотографії легко знайти в базі фотоматеріалів по всім обробленим вагонам. Всі вони пов’язані з номером вагона і зберігаються на серверах стільки, скільки потрібно власнику системи.

Досвід експлуатації показує, що деякі компанії стали робити фотографії кожного вагона, який вони обробляють при подачі та забиранні. Цим вони страхують себе при вирішенні будь-яких конфліктних ситуаціях з господарями вагонів в майбутньому. І цей досвід свідчить, що вони вже окупили витрати на придбання МД навіть на те, що змогли ефективно довести, що подані ним вагони вже мали пошкодження до моменту приймання.

Інтеграція МД «Комерційний агент станції» з наявними обліковими системами (АСУ)

Важливою особливістю цього мобільного додатку є те, що воно може бути «безшовно» інтегровано в чинні АСУ експедитора, вантажоодержувача або стивідора.

Дані по планованим до подачі вагонам будуть автоматично завантажуватися в додаток перед початком огляду вагонів і регулярно синхронізуватися з центральною базою в процесі роботи.

Додаток працює як в режимі ON-Line, так і в OFF-Line.

Якщо зв’язок є, то воно автоматично раз в кілька хвилин синхронізує дані з АСУ підприємства. Якщо ж у співробітника, який працює, наприклад, з вагонами на оглядових коліях станції, відсутній Wi-Fi та мобільний зв’язок, то він продовжує нормально працювати з додатком. Потім, після появи зв’язку, просто «скидає» все напрацьовані документи та фотографії в центральну базу, синхронізуючи з нею всю інформацію.

Співробітники стивідора, що працюють в офісі, продовжують працювати у своїй звичній системі обліку, оперативно одержуючи всю потрібну їм інформацію з програми.

МД «Комерційний агент» так само інтегрується з іншими системами, розробленими ТОВ «Арт Порт» і автоматизують різні питання роботи з УЗ. Такими як «Арт:Залізнична дільниця», «Арт:Залізничний термінал», «Арт:Залізничне відвантаження», «Арт:Зерновий термінал», «Арт:Вивантаження вагонів».

Сам додаток розміщено на Google Play, його можна завантажити, пройти активацію і працювати. Для початку навіть у тестовому режимі.

Тим, хто зацікавився МД «Комерційний агент станції» і хоче його протестувати, придбати або отримати більш детальну інформацію, потрібно звернутися в ТОВ «Арт Порт» за телефонами (0512) 67-00-97, +38 (067) 515-60-30 або на електронну пошту artemenko_max@artport.pro та отримати повну консультацію з усіх питань.