Автоматизація елеваторів – проблеми, підходи, методи

Автоматизацію елеваторів можна розділити на два великі напрямки:

1. Автоматизація технологічних процесів по зберіганню, транспортуванню, сушці, доопрацюванню і так далі. Наприклад, управління технологічним устаткуванням (транспортерами, норіями, сушарками і так далі), установка і зняття свідчень з різних датчиків, індикаторів і т. п. Це так звані системи управління технологічними процесами або АСУ ТП
2. Автоматизація обліку і управління елеватором. Наприклад, облік продукції, що зберігається, управління внутрішньою і зовнішньою логістикою транспорту, робота бухгалтерії, управління фінансовими потоками і так далі

Ці системи можуть бути, як пов’язані між собою на рівні обміну інформацією та керуючих команд, так і працювати повністю самостійно та автономно одна від одної

Наприклад, АСУІ ТП може передавати в облікову систему результати зважування машин або дані із зернової сушарки про реальні витрати палива на сушку конкретної партії зерна, які потім враховуватимуться при розрахунку витрат на підготовку партії до зберігання та розрахунку собівартості.

Інший приклад. Відповідно до результатів аналізів у лабораторії з вологості та інших параметрів система управління формує керуючі команди для АСУ ТП:

• на перебудову транспортерів для подачі зерна з конкретної машини на сушіння,
• на саму сушарку передається завдання – до яких значень потрібно сушити це зерно.
• у який силос після сушіння направити його на зберігання.

У цій статті хочеться трохи поговорити саме про другий напрямок – про автоматизацію обліку та управління.

Як відображається автоматизація на роботі елеватора після впровадження автоматизованих систем керування:

• Співробітники стали ефективніше працювати. Зменшується кількість «паперових», монотонних і одноманітних операцій, що вимагають багато часу. Виключається дублювання дій різними співробітниками та дублювання введення однієї і тієї ж інформації на різних етапах роботи.
• Різко зменшується кількість порушень та розкрадань на елеваторах. Горезвісний «людський фактор» значно менше впливає на результати.
• Керівники та виконавці стали робити менше помилок та приймати невірних або явно помилкових рішень.
  • По-перше, система не дозволяє виконавцям приймати такі рішення.
  • По-друге, у них стало більше інформації для прийняття правильного рішення.
  • По-третє, всі дії документуються і завжди видно хто, коли і яке рішення ухвалив.
• Скоротився час обслуговування одного клієнта, отже, той самий склад співробітників зміг обробити більше поклажедавців та заробляти більше грошей.
• Стало менше порушень технологічних процесів та «забудькуватості» при виконанні договірних зобов’язань.
• Зменшилася кількість спірних ситуацій на кшталт
  • “я ж Вам докладав, і Ви сказали зробити те-то”
  • “напевно, я був не правильно зрозумілий”
  • “напевно, я не правильно Вас зрозумів” і тому подібне

Усі кроки під час проходження документів та узгодження виробничих питань стали прозорими та задокументованими.

• Керівники всіх рівнів стали оперативно отримувати більш повну інформацію про поточну ситуацію, що допомогло їм більш точно прогнозувати тенденції та ризики, що насуваються. Вони змогли більш виважено приймати рішення та краще контролювати всі виробничі процеси. А при використанні мобільних додатків на смартфонах вони взагалі працюють «віддалено, але в режимі реального часу» і перестануть бути прив’язаними до офісного комп’ютера. До того ж для отримання інформації їм не потрібно постійно «смикати» економістів та бухгалтерів – потрібно просто зайти в АСУ або мобільний додаток та подивитися інформацію, що цікавить.

У чому суть автоматизації обліку та управління для елеваторів і що це дасть їм після впровадження?

Якщо коротко і зрозуміло, без наукових термінів, можна сказати так: автоматизована система управління повинна сама, незалежно від прізвища конкретного співробітника, лише від його посади та функціональних обов’язків:

• вести дії співробітника із заданого алгоритму та логіки роботи елеватора по усіх бізнес-процесах: пропуск на КПП, аналіз якості зерна, приймання, підробка, зберігання, відвантаження зерна і тому подібне;
• прискорювати, здешевлювати та спрощувати всі процеси з обслуговування поклажедавців, зберігання та підробітку продукції;
• автоматично вимагати погодження у необхідних процесах із певними посадовими особами;
• виконувати усі розрахунки, прийняті на елеваторі;
• перевіряти введені дані на правильність та логічність – так званий «захист від дурня» та «людського фактора»;
• автоматично «вирішувати» всі рутинні управлінські та виробничі питання;
• полегшувати підготовку різних звітів та документів: стандартних договорів, довідок, реєстрів тощо;
• розділяти доступ співробітників до інформації – кожен бачить лише ту інформацію, яка потрібна для роботи;
• знати та задавати послідовність дій при виникненні нестандартних ситуацій та підказувати співробітнику, що йому робити чи не робити у ситуації, що виникла.

Система управління не має бути для співробітника тягарем, сенс якого тільки в тому, щоб потім “намалювати шефові красиві звіти або графіки”. Вона повинна допомагати в роботі і контролювати його дії.

Що дасть впровадження АСУ елеватору як бізнесу?

• Чітко побудований алгоритм обробки транспорту під час приймання та відвантаження зернових, дає контроль дій усіх учасників цього бізнес-процесу. Кожен співробітник робить тільки свої, чітко визначені дії, нічого зайвого не бачить і не змінює, програма за ним перевіряє ще раз, не дає вчинити не коректні дії.
• «Людський фактор» та розкрадання зводяться до мінімуму. Звичайно, поклавши руку на серце, стовідсоткову гарантію, того, що вкрасти щось на елеваторі неможливо дати ніхто не зможе, але максимально ускладнити це питання автоматизована система обліку зможе.
• Система автоматизації полегшує та прискорює введення інформації, мінімізується кількість помилок: програма сама підбере, порахує, перевірить, заповнить тощо.
• Усі дані зберігаються та обробляються в одному місці. Причому це реально надійне місце, без ризику їхньої втрати, несанкціонованого корегування та крадіжки.
• Всі виробничі процеси уніфікуються, стають зрозумілими для всіх співробітників, контролюється порядок виконання операцій, виявляються та усуваються “вузькі місця”. Навчання та «введення в дію» нових працівників спрощується та прискорюється, адже АСУ багато речей робить сама або «веде» співробітника за прописаним порядком дій.
• Будь-який керівник завжди оперативно, тобто. у будь-який час, може сам, без залучення інших співробітників, побачити поточний стан справ: наявність, обсяги, якість збереженої продукції розрізі силосів і культур, наявність транспорту біля, поточний стан виконання контрактів тощо. і т.п.
• Зменшується час на обслуговування одного поклажувача, що дозволяє обслуговувати більшу кількість тих же кількості співробітників.
• Ведеться документування та історія роботи та взаємовідносин з контрагентами: завжди є відповіді на запитання на кшталт хто, коли, де і що робив.
• Система може надати кожному поклажодавцеві свій електронний робочий кабінет, в якому він бачитиме усю поточну роботу з елеватором : скільки і чого він зберігає, усі взаєморозрахунки і іншу необхідну інформацію.
• І як підсумок. Підвищити свої конкурентні переваги на ринку – завжди приємніше обслуговуватися на елеваторі, працюючому швидко, чесно, максимально прозоро і зрозуміло

Існуюча ситуація зараз та чого потрібно прагнути у питаннях автоматизації елеваторів

Excel – автоматизація

Основою автоматизації будь-якого процесу є первинні дані, які потрібно десь зберігати. Наприклад, дані на машину та водія, найменування продукції, якість та кількість прийнятого зерна, договори з контрагентами, завантаження силосів і т.п.

І тут на сцену випливає найпростіша та найпоширеніша псевдоавтоматизація, яку часто називають «Excel – автоматизацією».

Суть її в тому, що усі потрібні облікові дані зберігаються в Excel табличках. Зберігають їх на локальних комп’ютерах та копіюють від співробітника до співробітника. Трохи просунуті – використовують для цього мережеві диски, даючи спільний доступ потрібним співробітникам. Ну а найпередовіші – тримають ці таблиці на Google-дисках, моделюючи таким чином онлайн доступ до даних “з будь-якої частини світу”.

Називати це автоматизацією не можна, тому що Excel лише трохи спрощує зберігання та розрахунки, але нічого не автоматизує і тим більше нічим не управляє.

У чому мінуси та плюси такого підходу

• Звичайний «людський фактор»: помилки при введенні або коригуванні інформації
• Дані практично завжди вводяться вручну, навіть не дивлячись на те, що багато хто з них одні й ті ж або постійно повторюються, наприклад, назва культури, дані на машини або водіїв.
• При введенні одних і тих же даних кожен співробітник пише їх по-різному: наприклад, літери в номерах машин одні вводять кирилицею, а інші англійською абеткою і т.п., що в результаті призводить до помилок у пошуку, сортування та угруповання даних для звітів.
• Випадкове чи навмисне спотворення чи видалення інформації – Excel не забезпечує безпеки даних, і це дуже важливий момент. Неможливо забезпечити реальну безпеку інформації в Excel та поділ доступу до неї.
• Таблиць часто не одна, що, по-перше, породжує дублювання дій та інформації, по-друге, «перетинає/нашаровує» зони відповідальності співробітників, по-третє, часто жодна з таблиць не може відобразити «картини в цілому».

Та й плюси Excel-табличок тільки в тому, що це все практично безкоштовно. Але пам’ятаємо, що «безкоштовний сир буває лише в мишоловці».

“Клаптева автоматизація”. Набір дрібних і різнопланових програм

Другий підхід до автоматизації програмісти зазвичай називають “зоопарком”.

Сенс його в тому, що автоматизуються невеликі шматочки виробничих та облікових процесів різними людьми, фірмами, в різний час і не пов’язаними між собою. Зазвичай це робиться під конкретних співробітників та їх розуміння, що повинна робити програма саме для їх зручності, без взаємозв’язку з іншими службами і процесами.

Наприклад, облік результатів аналізів в лабораторії ведеться в якійсь своїй системі, написаній “талановитим студентом”, який працював кілька років тому і вже звільнився, але його програма продовжує працювати і цілком влаштовує саме лабораторію. І вона ніяк не пов’язана з робочим місцем на КПП, ваговий і, тим більше, обліком.

У обліковців своя програма, яку колись замовили знайомому фрілансеру і він написав її тією мовою програмування, яку знав. Дані з лабораторії до неї вводяться вручну. За якими правилами обліку і як вона працює вже ніхто не пам’ятає, але «начебто працює правильно». Як до неї вносяться зміни? «Ну, платимо цьому фрілансерові, і він щось там робить. Звичайно, це довго чекати і дорого, але без нього ми нікуди не дінемося – він знає, як це працює тільки він знає, як це працює».

До того ж, часто буває так, що співробітник, який працює з такою «автоматизацією» звільняється, забуває або не хоче сказати паролі, пояснити, як працювати з такою програмою і усе на цьому і закінчується. Більше ніхто нічого не знає і все повертається до ручної роботи або Excel-автоматизації.

Плюсів у такої «автоматизації» зовсім мало: «начебто є», але особливого ефекту для всієї організації немає.

Мінуси все ті ж самі, що і при «Excel-автоматизації», лише питання втрати та передачі даних стоїть ще гостріше.

Якщо у випадку з excel зрозуміло, де і в якому вигляді вони зберігаються, то у випадку «зоопарку» кожна програма зберігає дані десь у своєму місці, часто в незрозумілих, кодованих або зашифрованих файлах і отримати до них доступ складно. Не рідкісні випадки, коли елеватори втрачали взагалі всі дані таких програм.

Перенести дані з однієї програми в іншу в більшості випадків можна тільки вручну або знову ж таки через Excel.

Автоматизація обліку на елеваторі як «розширення» системи бухобліку

Третій підхід полягає у розширенні можливостей вже існуючих програм бухгалтерського обліку.

Потрібно віддати належне бухгалтерам – вони завжди виступають двома руками за автоматизацію своєї діяльності та практично у кожній бухгалтерії впроваджено систему автоматизації бухгалтерії.

І ось на базі цих програм, дописуючи додаткові модулі та функції, намагаються постфактум автоматизувати оперативний та управлінський облік.

Головний мінус цього підходу – немає оперативного обліку та управління виробничими процесами. Дані в таку систему вводяться знову ж таки вручну, одним бухгалтером і після того як пройшла операція, коли бухгалтер фізично зможе ввести дані в систему. «Людський фактор» при такому підході грає дуже велику роль – все залежить від однієї людини. До того ж, такий підхід не дозволяє керувати оперативними процесами. Наприклад, визначати чіткий алгоритм руху машини територією елеватора під час здачі продукції залежно від культури та її якості.

Як має бути побудована система обліку та управління на елеваторі

Система автоматизації елеватора повинна будуватися на ідеології «Автоматизованих робочих місць» та єдиної системи зберігання та доступу до інформації. Тобто, кожен співробітник, який виконує певні функції, має своє робоче місце в АСУ елеватора: АРМ «КПП», «Вагувальника», «Лаборанта», «Змінного майстра», «Бухгалтера», «Директора» тощо.

Працюючий співробітник вносить в систему тільки ті дані, з якими він працює. Причому, він бачить, вносить та редагує дані тільки в дозволений момент часу з виконанням усіх перевірок на коректність і логічну правильність даних.

Наприклад, вагар вносить тільки брутто і нетто ваги машини, що проїхала через КПП, але не торкається даних по номеру, водієві, вантажу і тому подібне. А при введенні контролюється, що “нетто вага” не може бути більше “брутто” та не може машина важити більше, наприклад, 50 тонн.

Для того, щоб працювати в такому АРМе не треба знати Excel і мати вищу інженерну освіту. Так само кожен АРМ автоматично готує усі необхідні паперові документи.

Змінний майстер, директор елеватора, крім робочого місця на стаціонарному комп’ютері, можуть мати і мобільне робоче місце. Особливо це стосується директора елеватора, який не завжди присутній на робочому місці, але вся необхідна йому інформація буде у нього у спеціальному додатку на мобільному телефоні. З нього він зможе не лише оперативно контролювати роботу всього елеватора, а й узгоджувати різні питання. Наприклад, підтверджувати дозволи на відвантаження, приймання машин із «чорного» списку тощо. Докладніше це питання описано у статті “Смартфон директора як центр управління елеватором“.

Грамотно побудована система має починатися ще за воротами елеватора, організовуючи чергу заїзду зерновозів на КПП. Машини не повинні накопичуватися на дорогах і майданчиках перед елеватором, а повинні приїжджаючи у призначений час, одразу реєструватися та заїжджати у ворота КПП. Організується це за допомогою електронної черги заїзду машин.

Важливим елементом АСУ є питання автоматизації процесу приймання та відвантаження збіжжя з авто або залізничного транспорту. Зупинимося на питанні обробки автомашин, що здають зерно на елеватор.

Розглянемо його за етапами:

1. Під час прибуття на елеватор машина реєструється. При цьому в АСУ вносяться дані щодо машини, водія, вантажу з ТТН, яку приносить водій. Наприклад, номери машини та причепа, дані на водія, тип і вага зернових, що здаються, дані на поклажедавця тощо.
   Якщо елеватор веде «чорний» список машин (господарів, водіїв), які в минулому намагалися обдурити або мають погану репутацію, то на цьому етапі відразу ж відбувається перевірка – чи не потрапляє ця машина до такого списку. Що робити з нею далі вирішує начальник зміни або директор, використовуючи спеціальний мобільний додаток.
   Після реєстрації водій отримує «знеособлену» картку з RFID-міткою, QR або штрих-кодом. Ця “картка машини” є її пропуском на всі наступні етапи здачі продукції і, одночасно, контролем за нею на території.
   Формується черга заїзду машин залежно від виробничого плану елеватора із приймання зерна. Водію за допомогою СМС або на зовнішньому табло надходить дозвіл на заїзд на територію елеватора.

2. Машина, використовуючи отриману електронну перепустку, заїжджає через КПП, при цьому в АСУ фіксується час заїзду, та рухається по визначеному їй маршруту.
   Наприклад, наступною точкою є пробовідбірник та лабораторія. Зчитуючи дані з картки машини знеособлена зернова проба відправляється в лабораторію, яка проводить її аналіз та вносить результати аналізів в систему. При цьому співробітники не знають, якому поклажодавцеві належить саме зерно і цим виключається «людський фактор», коли для одних поклажодавців якість покращується, а для інших погіршується. Система сама виконає всі перевірки щодо обов’язковості введення показників якості та відповідності їх базису культури.
3. Залежно від даних щодо якості продукції система може автоматично визначити клас продукції, що здається, та самостійно призначити силоси або інші місця зберігання продукції, що приймається, а також маршрут руху транспорту по території елеватора.
   У випадку, якщо виникли суперечності між запланованою якістю зерна у поклажедавця та реальними показниками в лабораторії набирає чинності процедура арбітражу та погодження – чи здаватиметься дана партія і за яким класом. Сам арбітраж автоматизується шляхом передачі потрібних даних на пошту, месенджер зацікавлених сторін, а підтвердити їх рішення також можна видалено.
4. Після визначення класності, машина отримує дозвіл на брутто-зважування. Заїжджаючи на ваговий комплекс у водія прочитуються ці “картки машини”, а її вага, залежно від типу вагів, автоматично прочитується в систему або, якщо ваги не пов’язані з АСУ, його вручну заносить вагар на своєму робочому місці. АРМ контролює проходження попередніх етапів процесу, допустимі відхилення ваги і т.д.

5. Після зважування машина їде на вивантаження на призначену їй точку вивантаження.
6. Після розвантаження повертається на ваги для отримання ваги “нетто”.
7. Після цього водій виїжджає з території елеватора, здає свою “картку машини” і отримує усі необхідні паперові документи, які так само автоматично готуються в АСУ.

Одночасно працює система кількісно-якісного обліку (ККУ) усієї продукції, що зберігається, зв’язок з бухгалтерським обліком та підготовка усієї необхідної документації і звітності.

Управління рухом автомобіля можна здійснювати за допомогою світлофорів, керування якими інтегроване в АСУ.

Проблеми, що виникають під час впровадження АСУ

Боязнь, що це дуже дорого

Поняття “дорого” і “дешево” у кожного свої, але якщо врахувати, скільки коштуватиме помилка персоналу, наприклад розвантаження машини з кукурудзою в силос, де зберігається пшениця, то вартість АСУ здасться копійками. За великим рахунком, вартість системи може обчислюватися вартістю декількох машин зерна. А тепер додайте сюди, що елеватор зможе збільшити кількість оброблюваних машин і заробляти значно більше. Досвід впровадження говорить про те, що усі витрати окупаються впродовж першого року роботи.

Для усього цього потрібний свій “айтишник”, сервера і тому подібне

Що можна сказати з цього приводу:

По-перше, свій «айтішник» це завжди добре, але його наявність зовсім не обов’язково. Розробники самостійно проведуть бесіди зі співробітниками елеватора та налаштують усю систему під індивідуальні особливості кожного підприємства.

По-друге, щодо серверів, то вся система може працювати на основі «хмарних» технологій та SaaS (Software as a Service — програмне забезпечення як послуга)

SaaS – це метод роботи з потрібним програмним забезпеченням по підписці. Фактично це оренда необхідних програм і “заліза” у розробників. Практично завжди це “хмарне” рішення, т. е. що знаходиться на серверах в інтернеті. Користувач дістає доступ до сервісу через браузер або по API і не має ніякого “головного болю” з питань обслуговування своєї IT- інфраструктури, адже цією підтримкою цілком займається постачальник послуги.

Спрощено кажучи, модель SaaS – це коли клієнт працює з готовим рішенням онлайн. Оплачує доступ і максимально швидко отримує на руки готовий інструмент.

Працювати на SaaS моделі або встановлювати АСУ на своїх серверах наважується в процесі аналізу і переговорів, але завжди можна почати працювати на SaaS, а потім, зрозумівши усі нюанси, перенести усю систему на свої власні сервера.

Наші співробітники вже “старі”

Часто зустрічається така точка зору : “наші співробітники вже “старі”, щоб освоювати комп’ютер, вони звикли працювати в Excel і не зможуть освоїти нову систему”. Це в корені не правильно. Як показує досвід впровадження подібних автоматизованих систем, освоїти їх в реальності набагато простіше, ніж вивчити усі тонкощі електронних таблиць. А ті, хто вже має досвід роботи з Excel, освоюють їх набагато швидше.

З цими системами людині набагато простіше працювати, адже він виконує тільки ті дії, які торкаються його функціональних обов’язків. До того ж система контролює правильність даних, що вводяться, і виконуваних співробітником операцій. Наприклад, не треба постійно вводити номер машини, що приїхала, його просто треба вибрати зі списку, причому на ваговій він може вибрати тільки ту машину, яка вже проїхала КПП і отримала результати лабораторії, що виключає помилкове введення ваги для іншої машини.

«Нас усіх після цього звільнять»

Одна з помилок, що тягнеться ще з дев’яностих років минулого століття – це те, що “як тільки нас автоматизують – половину персоналу звільнять”. Займаючись більше 30 років автоматизацією, ще жодного разу не бачив, що б після впровадження систем обліку і управління людей скоротили. Ось набирати нових співробітників – це так, бувало, що дійсно припиняли, оскільки “старі”, працювали швидше і ефективніше. Нових треба було ще знайти і навчити. А навіщо, якщо “старі” вже усі знали, уміли і стали, після автоматизації своїх робочих місць, краще працювати?

В якості підсумків хочеться сказати наступне:

У сучасному диджитализированном світі комп’ютерні системи стає “Маст хэв’ом” – обов’язковою умовою нормальної роботи підприємства, як наприклад, у бухгалтеріях. Той хто, встигне першим впровадити системи управління, що підвищують ефективність роботи і зменшуючі витрати – має значно більше шансів виграти в жорсткій конкурентній боротьбі, що йде. Ті, хто працюватиме “по-старому”, навряд чи виживуть і зможуть успішно працювати і розвиватися в майбутньому.

Ну а висновки кожен бізнесмен робитиме самостійно.