Автоматизація бізнес-процесів зернотрейдерів

Одне з основних напрямків роботи компанії «Арт Порт» – автоматизація зернового бізнесу в самих різних його аспектах. Ми займаємося автоматизацією практично всіх процесів: починаючи від закупівлі зерна трейдерами у виробників, його перевезення, зберігання та закінчуючи відвантаженням на судна.

Для деяких наших клієнтів основний бізнес це зернотрейдинг як такий: «сьогодні купили – завтра продали». Інші, як, наприклад елеватори, заробляють на зберіганні та підробітку зерна. Для третіх важливі операції навантаження на судна за укладеними експортними контрактами. У четвертих, особливо у великих, вертикально інтегрованих агрохолдингів, присутні всі етапи цього бізнесу: від вирощування зерна та до постачання його за кордон.

Але практично у всіх, крім великих агрохолдингів, залишаються не вирішені завдання автоматизації своїх бізнес-процесів.

Ось про це ми й хочемо поговорити в цій статті.

Трохи про поточну ситуацію в питаннях автоматизації бізнесу «зерновиків»

Як не дивно, але ситуація з автоматизацією процесів торгівлі зерном у багатьох фірмах залишилася на рівні середини нульових років: Excel-таблиці та «паперу».

Належним чином автоматизовано роботу тільки бухгалтерії. Тут найпростіше – всі бухгалтерські процеси та звітність стандартизовані державою і досить зрозумілі. Звичайно, у кожного бухгалтерський облік трохи зі своїми нюансами, але все це вкладається в рамки бухгалтерських стандартів.

Що стосується інших бізнес-процесів, то тут ситуація значно гірша. Рівень і якість їх автоматизації у більшості організацій істотно нижче бухобліку.

Не можна сказати, що це у всіх немає. Є фірми, у яких тільки деякі завдання хоч якось, але автоматизовані. У інших автоматизовано більша кількість виробничих завдань і процесів, але часто вони інформаційно не пов’язані між собою – працюють як окремі завдання. Дуже мало тих, у кого є цілісна інформаційно-керівна система підприємства (АСУП). Але найбільше тих, особливо серед малих і середніх підприємств, у кого взагалі нічого, крім автоматизації бухгалтерії, немає.

Адже робота трейдера складається з безлічі етапів, починаючи з пошуку постачальника. Інформація про контрагентів (адреси, телефони, контактні особи тощо), їх можливості щодо обсягів і якості зерна, укладених договорах постачання, продажів і т.д. зберігаються найчастіше в програмі Excel. Договори, узгодження і дозвіл на укладення угоди, розпорядження про оплату в бухгалтерію – все це циркулює на фірмі в паперовій формі або, в кращому випадку, у вигляді електронних листів і повідомлень в месенджерах.

Менеджер, плануючи операцію, готує в різній формі заявки або листи узгодження з іншими відділами:

• безпосереднім керівництвом: керівником відділу, комерційним директором і т.п.;
• логістами та експедиторами, що відповідають і гарантують вивезення придбаної продукції в зазначений час;
• економістами: розраховують і підтверджують, що дана угода вигідна для підприємства;
• службою безпеки, яка перевіряє надійність фермера або іншого контрагента;
• відділом якості зерна, що засвідчує відповідність якості придбаної продукції;
• фінансовим директором, який обіцяє інвестору знайти гроші на оплату цієї угоди;
• менеджерами по зберіганню або продажу, що визначають, куди вести на зберігання або продаж, що заплановане до покупки зерно;
  і т.д. і т.п.

Причому кожному з них потрібно написати окремий папір або запит з усіма характеристиками планованої угоди, почекати поки вони розберуться і дадуть свої візи та тільки потім давати відповідь товаровиробнику – купуємо ми чи ні.

І тут ситуація як зазвичай: одні на нараді, інші – на виїзді, у когось – кава-брейк, хтось зараз зайнятий іншим питанням і потрібно почекати. Знайома ситуація?

А менеджеру вирішувати потрібно «тут і зараз». Адже фермер теж довго чекати не буде. Йому потрібно продати мало того, що швидко, але і найголовніше дорого. І він спілкується найчастіше практично одночасно, не з одним трейдером, а відразу з декількома, порівнюючи їх пропозиції та вибираючи для себе найкраще. А сучасні сільгоспвиробники вже і самі контролюють ціни на ринку, дивляться дані за світовими біржами зерна і розуміють, яку ціну їм пропонують покупці.

Сьогодні потрібен ефективний менеджер, який перед перемовинами з фермером вже знає:

• всю можливу інформацію про потенційного партнера;
• про перелік пропонованої їм сільгосппродукції і її якості;
• свої можливості у русі вправо-вліво за ціною та іншими параметрами угоди;
• аналітику про поточну цінову ситуацію на ринку і її перспективи, як найближчим часом, так і на сезон в цілому;
• про вільні потужності по зберіганню на елеваторах (своїх і чужих) і вартості зберігання;
• про можливості логістики – вартості та реальності вивезення придбаної сільгосппродукції в потрібний час;
• про перспективи подальшого продажу купленої в цій угоді продукції;
• економічну доцільність і необхідність планованої угоди – адже іноді, коли при формуванні за договором партії в 5-10 тисяч тонн, не вистачає останніх 100-200 тонн, їх купують навіть на шкоду собі, але з метою закрити великий договір вчасно і заробити саме на ньому.

Знати потрібно стільки, щоб всі перемовини з фермером провести максимально швидко та ефективно – пам’ятаючи, що з ним постійно так само працюють і конкуренти. А для цього потрібно всі цифри бачити у себе перед очима на моніторі комп’ютера, а що необхідно – мати можливість швидко подивитися або уточнити у колег у внутрішній інформаційній системі.

Ручні прорахунки економіки угоди, її прибутковості, а так само паперові та телефонні узгодження з різними відділами: займають багато часу. Часто одні й ті ж дані по плановій купівлі/продажу повідомляються кожному підрозділу, який бере участь в узгодженні, окремо. Ті самостійно приймають рішення, і кожен дає менеджеру свою вказівку або відповідь: «а уточніть ось таке питання», «а нехай він дасть ще таку довідку», «а запропонуй ще один варіант» і т.д. А годинник все цокає і цокає.

Знову ж таки, якщо на підприємстві є автономно робочі завдання з логістики, розрахунку «економіки покупки/продажу/зберігання», то дані в неї вводяться вручну, а не беруться автоматично із загальної інформаційної бази підприємства, якої часто просто немає.

Наприклад, на одному з автоматизованих нами підприємстві, всі характеристики одного і того ж договору з фермером на покупку сільгосппродукції вводилися вручну у свій облік в кожному відділі: у менеджерів, логістів, економістів, експедиторів, бухгалтерів, у відділі якості та на елеваторі. При цьому з’являється ще й «людський фактор» – помилки при ручному введенні. Скільки часу співробітники витрачають даремно, просто набираючи одні й ті ж дані кожен у свою задачу або в різні excel таблички?

І таких прикладів дуже багато. Той, хто швидше і, що ще важливіше, якісніше, розв’яже всі питання по угоді, запропонує фермеру кращий для нього варіант (і себе коханого не забуде), той перший її здійснить, а значить і заробить. Якщо ж трейдер цілий день буде погоджувати свою позицію з начальниками та іншими службами – фермер продасть своє зерно іншому, більш «спритному», покупцеві.

Особливості автоматизації зернотрейдерів

Підходи до автоматизації в торгівлі зерном трохи відрізняються від звичайних торгових операцій в інших видах бізнесу.
У чому її особливості?

Різні схеми роботи у кожного трейдера

Головна особливість в закритості та індивідуальних відмінностях логіки роботи у кожної фірми.
Наприклад, в одних є свій автопарк, який є основою для автотранспортної логістики, при вивезенні зерна. При цьому вони самостійно ведуть весь облік за ним. Інші принципово вивозять зерно тільки на орендованих вантажівках. Треті використовують залізничні перевезення або власний флот, як, наприклад, Нібулон.

Аналогічно і з елеваторами. Одні накопичують куплену продукцію на своїх, інші на будь-яких, найбільш придатних для даної угоди елеваторах.

Є підприємства, які працюють виключно в режимі швидкого трейдингу: «сьогодні купив – завтра продав». А є ті, хто самостійно вирощує зерно, зберігає його на своєму елеваторі та потім сам продає його на експорт. Є й ті, як, наприклад, ГК Прометей, які додатково торгують добривами та ЗЗР.

У деяких трейдерів менеджери із закупівель найчастіше працюють в режимі виконання отриманих завдань від «продажників», які формують партії на продаж експортерам. У інших логіка в стилі «вільного полювання» – купуємо те, що можемо купити та зберігаємо на елеваторі, а відділ продажів потім продає.
Одні активно працюють з банками та позиковими ресурсами, інші намагаються обійтися власними коштами, мінімально використовуючи кредити.

І таких відмінностей маса на кожному підприємстві, які «спливають» при попередньому обстеженні перед початком робіт по розробці інформаційно-аналітичної системи.
Все це призводить до того, що використовувати стандартні програми, як, наприклад, для бухгалтерії, для автоматизації торгівлі в магазині або закупівлі та доставленні питної води, яка просто налаштовується для кожного покупця, без особливих доробок, не вийде.

Для кожного зернотрейдера потрібно робити свою АСУ з урахуванням його особливостей. Відповідно розробка і впровадження такої системи може тривати довше, і вона коштує дорожче придбання коробкового продукту, як для бухгалтерії.

Думка про неможливість автоматизувати роботу зернотрейдера

Чомусь багато виробничих питань, що стосуються прискорення і полегшення роботи, вважаються самими співробітниками і керівництвом абсолютно не спроможними до автоматизації. Хоча з точки зору автоматизатора і програміста – це не такі вже й складні завдання. У цьому спокійно можна розібратися, формалізувати й автоматизувати, полегшуючи життя і збільшуючи ефективність роботи конкретного робочого місця.

Наприклад, завдання автоматизованої обробки реєстрів ТТН вивантажених на елеваторі машин або залізничних вагонів. Обробка цих реєстрів, за оцінками практично всіх трейдерів, займає багато робочого часу і є дуже трудомісткою операцією. Реєстри формуються кожним елеватором в своїх формах таблиць, часто зовсім не схожих один на одного і включають різні дані. Але і все це нормально піддається автоматизації і дозволяє дуже ефективно працювати менеджерам і керівникам, оперативно контролюючи виконання контрактів з постачальниками. Нами такий модуль розроблений, і він активно використовується деякими трейдерами, економлячи їм купу часу.

Залежність всієї роботи від конкретного керівника

Ще однією важливою відмінністю автоматизації трейдингу сільгосппродукції часто є сильна залежність схеми роботи підприємства від конкретного керівника. Причому, як всієї компанії в цілому, так і керівників середньої ланки – начальників відділів і служб. Бувають випадки, коли при зміні керівника логіка роботи підприємства змінюється.

При правильно вибудуваній системі автоматизації бізнесу такого бути не повинно! При заміні будь-якої посадової особи бізнес продовжує працювати за погодженою схемою, а співробітники виконують покладені на них обов’язки, працюючи в її руслі.

Наш досвід говорить про те, що дуже багато завдань і процесів в зерновому трейдингу, так само можна формалізувати і стандартизувати, зробивши з них умовні «цеглинки» для побудови майбутньої системи. Причому всі ці модулі будуть інформаційно пов’язані між собою.

Наприклад, такі процеси і завдання як:

• Дані по контрагентам: постачальникам і покупцям сільськогосподарської продукції, перевізникам, лабораторіям, елеваторів і т.д. і т.п.
• Ведення єдиної системи обліку договорів (угод) на покупку, продаж, зберігання і обробку сільськогосподарської продукції.
• Формування звітності та документів, необхідних менеджеру при роботі: договори, рахунки, накладні, різні реєстри і т.д.
• Управління та контроль за поточним станом угод купівлі, продажу, зберігання. Укладання договорів та контроль їх виконання.
• Формування планів робіт по відділах і окремим менеджерам і контроль їх виконання.
• Ведення системи індикативних закупівельних або продажних цін, можливих знижок і цінових пропозицій, включаючи індивідуальні умови для окремих контрагентів.
• Процес узгодження та затвердження угод і договорів усіма службами і відділами.
• Підтвердження та узгодження різних керуючих рішень за допомогою чат-ботів. Наприклад, керівник відділу в чат-боті може прийняти рішення і дати команду підлеглим, що робити з машиною з сумнівними або кордонними параметрами зерна: дозволити або заборонити вивантаження і т.п.
• Логістика та контроль перевезень. Це величезний блок завдань, який вже непогано автоматизований. Свій автопарк або залучений – всім потрібно планувати і рахувати вартість перевезення з урахуванням можливих маршрутів і простоїв.
• Робота з залізницею: облік, навантаження і вивантаження вагонів. Обмін даними із залізницею.
• Навантаження зерна на корабель.
• Агентування суден.
• Електронні ТТН. Мінтранс України планує їх поетапне введення, починаючи з 2021 року і обов’язкове використання, як і на залізниці. Е-ТТН допоможуть в швидкому отриманні інформації по перевезенням і відвантаженням зерна, а значить, можна буде оперативно бачити, як виконуються контракти.
• Робота з експедиторами або співробітниками відділів якості «в полі», через додатки для мобільних телефонів: планування їх маршрутів, оперативна видача вказівок і отримання звітів про результати роботи як по перевіркам якості зерна у фермерів, так і з вивезення від них купленої сільськогосподарської продукції.
• Розрахунок економіки і прибутковості операцій як по етапах: покупка, зберігання, продаж, так і в цілому по підприємству, відділам, менеджерам, культурам, періодам і т.п.
• Прийом даних з зовнішніх джерел: реєстри транспорту, що бере участь в перевезеннях, реєстри розвантажень в порту або на елеваторах, авто і залізничним транспортом, результати перевірок якості зерна у фермерів і на елеваторах.
• Формування плану платежів і фактичного їх проведення, наявність грошових ресурсів, робота з банком, кредитними коштами, бухгалтерія.
• Повний цикл роботи елеватора. Автоматизація процесів прийому, зберігання, відвантаження, розрахунки вартості і т.д.
• Аналітика ринків зерна, його перевезень і зберігання. Їх найближчі і довгострокові перспективи.
• Можливість мобільної роботи співробітників. Мобільне робоче місце може бути реалізовано у вигляді спеціального додатку на смартфоні або у вигляді доступу до АСУП через браузер і використовуватися з будь-якого пристрою: смартфона, планшета, ноутбука і т.п.;
• Організація документообігу з УЗ, комерційний огляд вагонів при їх подачі та забиранні, контроль дислокації вагонів на шляху і організація прибуття складів в порт прямо під підхід судна, на яке їх потрібно вивантажити.

Багато з перерахованих вище завдань вже можна придбати готовими. Природно, з доопрацюванням під себе і «гарно» інтегрую їх в свою АСУП або на їх основі почати створювати свою систему управління підприємством.

Мобільність роботи співробітників

Окремо хотілося б згадати про віддалену і мобільну роботу трейдерів. Досвід карантину, та й вже явно видима тенденція до виносу робочих місць співробітників з офісу в інших видах бізнесу, стала випробуванням для багатьох підприємств. Явна лінія минулого життя, що всі «повинні сидіти в офісі і бути в курсі ринку» не витримала випробування карантином. І одним з головних стримуючих факторів віддаленої роботи виявилося якраз “прив’язка до паперів”, не автоматизована передача інформації і неможливість дистанційно погоджувати управлінські рішення, хоча б з використанням спеціальних чат-ботів.

А продумане мобільне робоче місце (МРМ) дозволяє співробітнику інформаційно «перебувати в курсі всіх справ і ринку», фізично перебуваючи поза офісом. Що і довели потужні київські та міжнародні зерноторгові компанії, які прекрасно себе почували в цих умовах, так як у них подібні системи управління з можливістю мобільного доступу створені і успішно працюють. Як додатковий бонус вони ще й на утримання офісів для працівників не витрачаються, підвищуючи тим самим економічну ефективність своєї роботи. Видали менеджеру ноутбук або планшет з програмою, надали необхідні доступи до бази даних і «вперед, працюйте».
Тим більше, що інформаційну базу і сам програмний комплекс АСУ можна і потрібно зберігати в «хмарі», що робить всю систему ще більш стійкою і безпечною в нинішніх українських реаліях.

Сюди ж можна віднести і питання надання доступу співробітникам контрагентів до необхідних їм даних з інформаційної бази трейдера. Таким чином, вони можуть самі, не відволікаючи від роботи менеджерів, отримати всю необхідну і дозволену їм інформацію. Наприклад, дані за якістю і вивантаженим ваг кожної машини з придбаної партії зерна, хід навантаження зерна на судно і т.д.

Всі розроблені нами програмні рішення мають можливість «хмарної» і мобільної роботи.

В якості висновку хочеться сказати, що останнім часом все більша кількість зернотрейдерів починають замислюватися над автоматизацією своїх виробничих процесів. Багато з них розуміють, що чим пізніше почнуть будувати власні системи управління бізнесом і адміністративним обліком, тим менше шансів у них буде в майбутньому вижити в жорсткій конкурентній боротьбі з потужними вітчизняними і зарубіжними гравцями на ринку торгівлі зерном. Адже грамотно побудована система дозволяє знижувати власні витрати, одночасно підвищуючи швидкість, якість і «правильність» прийнятих управлінських рішень.

З багаторічного досвіду роботи компанії «Арт Порт», на планування, розробку, налагодження і впровадження повноцінної АСУ підприємства реально йде до року. У той же час перші результати, з урахуванням того, що в нашому «багажі» вже досить багато розроблених «цеглинок», можна отримати буквально в перші два-три місяці роботи.

Тому, якщо у Вас виникають думки про розробку та впровадження власної системи, давайте домовлятися, зустрічатися і обговорювати всі виникаючі питання.

А якщо з обох сторін є бажання – завжди можна домовитися.